Masz wyjazd służbowy do Austrii i chcesz wiedzieć, jaką kwotę zobaczysz w rozliczeniu? Pełna dieta w tym kraju wynosi 57 euro za dobę, ale kwota może spaść, jeśli pracodawca zapewni posiłki albo stosuje własne zasady rozliczeń.
O kwocie decydują kraj, czas podróży i zapewnione posiłki
- Stawka zależy od kraju docelowego, a nie od miejsca zamieszkania pracownika.
- Niepełna doba daje 1/3, połowę albo całą dietę, zależnie od czasu trwania.
- Bezpłatne posiłki obniżają należność; pełne wyżywienie pozostawia 25% diety.
- Rozliczenie składa się w ciągu 14 dni od zakończenia podróży.
Stawka za dobę zależy od państwa docelowego
Jedna podróż może oznaczać różne kwoty, nawet jeśli z górskiej miejscowości wyruszasz na podobną trasę. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie należności za podróż służbową dieta zależy od państwa docelowego, a jej pełna stawka jest określona w walucie przypisanej do danego kraju.
| Państwo | Pełna dieta za dobę |
|---|---|
| Austria | 57 EUR |
| Niemcy | 49 EUR |
| Czechy | 41 EUR |
| Słowacja | 47 EUR |
| Szwajcaria | 88 CHF |
| Wielka Brytania | 45 GBP |
To stawki z załącznika do rozporządzenia, a nie automatyczna gwarancja identycznej wypłaty w każdej firmie. U pracodawcy spoza sfery budżetowej sprawdź układ zbiorowy, regulamin wynagradzania lub umowę: mogą określać własne należności, ale dieta za dobę nie może być niższa od krajowej diety pracownika sfery budżetowej, która wynosi 45 zł.
Niepełna doba może dać jedną trzecią, połowę albo całość
Przy wyjeździe na krótkie spotkanie granica ośmiu godzin potrafi zmienić rozliczenie. Za każdą pełną dobę przysługuje pełna stawka, a za końcową niepełną dobę stosuje się trzy progi: do 8 godzin jest to 1/3 diety, ponad 8 do 12 godzin połowa, a powyżej 12 godzin pełna kwota.
Przykład z Niemiec: jeśli ostatnia niepełna doba podróży trwa 9 godzin, przysługuje za nią 24,50 EUR, czyli połowa dobowej stawki. Przy podróży trwającej 7 godzin należność wyniosłaby 1/3 stawki, a nie połowę. Czas podróży zagranicznej liczy się od przekroczenia granicy przy przejeździe lądowym, od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju przy locie albo od wyjścia statku z polskiego portu.
Zapewnione posiłki zmniejszają dietę według stałych udziałów
Hotelowe śniadanie albo obiad zapewniony podczas spotkania zmienia kwotę należności, choć nie trzeba ustalać ich rynkowej ceny. Od diety odejmuje się za śniadanie 15%, za obiad 30%, a za kolację 30%; gdy zapewniono całodzienne wyżywienie, pozostaje 25% stawki.
Przykład: przy niemieckiej stawce 49 EUR, gdy zapewniono śniadanie i obiad, po potrąceniu 45% pozostaje 26,95 EUR za pełną dobę. Przy całodziennym bezpłatnym wyżywieniu przysługuje 12,25 EUR. Przy ocenie rozliczenia sprawdziłabym osobno każdy dzień i posiłek, bo zbiorcze odjęcie „kosztu jedzenia” może zaciemnić, skąd wzięła się końcowa kwota.
| Sytuacja | Skutek dla diety | Co zrobić |
|---|---|---|
| Hotel zapewnia śniadanie | Odjąć 15% stawki za odpowiednią dobę | Sprawdź, czy śniadanie było wliczone w usługę hotelową |
| Organizator zapewnia obiad | Odjąć 30% stawki | Ujmij zapewniony posiłek w rozliczeniu |
| Zapewniono całodzienne wyżywienie | Przysługuje 25% diety | Nie wpisuj pełnej stawki do rozliczenia |
| Pracownik otrzymuje pieniądze na wyżywienie | Dieta nie przysługuje, ale niższa kwota wymaga wyrównania do wysokości diety | Porównaj wypłacone świadczenie z należną dietą |
Przy kilku krajach sprawdź cel podróży wpisany w poleceniu
Trasa przez Czechy do Niemiec nie przesądza sama z siebie, że każdą godzinę za granicą rozlicza się według stawki kraju, przez który akurat przejeżdżasz. Dieta jest przypisana do państwa docelowego; przy wyjeździe obejmującym kilka państw pracodawca może wskazać więcej niż jedno państwo docelowe.
Jeśli rozliczenie zastosowało jedną stawkę dla całej trasy, a polecenie wskazuje kilka celów, poproś o pokazanie sposobu podziału czasu i stawek. Sprawdź też, czy odcinek krajowy nie został rozliczony odrębnie. W przypadku takiej rozbieżności najpierw zestaw polecenie wyjazdu, daty i godziny przejazdów oraz wykaz zapewnionych posiłków, a dopiero potem zgłaszaj korektę.
Rozliczenie złóż w ciągu 14 dni od powrotu
Po powrocie nie odkładaj dokumentów na później. Rozliczenie kosztów podróży należy złożyć najpóźniej w ciągu 14 dni od jej zakończenia; dołącz rachunki, faktury i bilety potwierdzające wydatki. Jeśli nie da się przedstawić dokumentu, przepisy przewidują pisemne oświadczenie o wydatku i przyczynie braku potwierdzenia.
Gdy rozliczenie budzi zastrzeżenia, poproś dział kadr lub księgowość o rozpisanie go na stawkę kraju docelowego, czas podróży i potrącenia za posiłki. Zachowaj polecenie wyjazdu oraz korespondencję dotyczącą trasy, bo pozwalają ustalić, czy sporna kwota wynika z błędnego progu czasu, kraju czy informacji o wyżywieniu.
Przed wyjazdem sprawdź dwie rzeczy w firmie
Najczęstsze nieporozumienie polega na utożsamianiu stawki z tabeli z kwotą, która zawsze zostanie wypłacona. Tabela określa podstawę, a końcowe rozliczenie zależy jeszcze od firmowych zasad, długości podróży i zapewnionych posiłków.
Uważam, że przed wyjazdem najlepiej poprosić o potwierdzenie stawki obowiązującej w firmie i zasad potrącania posiłków. Taka krótka wiadomość ułatwia później sprawdzenie rozliczenia, zwłaszcza gdy służbowa trasa prowadzi przez kilka państw.
