Roczne oświadczenie o zatrudnieniu kierowców w firmie transportowej to kluczowy obowiązek sprawozdawczy, który często bywa niedoceniany, a jego zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Zrozumienie, kto jest zobowiązany do jego złożenia, jakie dane należy w nim zawrzeć i w jakim terminie, jest absolutnie niezbędne dla każdego przedsiębiorcy działającego w branży transportowej.
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowców obowiązek przewoźnika drogowego do 31 marca
- Obowiązek złożenia oświadczenia spoczywa na przedsiębiorcy posiadającym zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego.
- Dokument należy złożyć corocznie do 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym.
- Oświadczenie składa się do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD) lub właściwego starosty, w zależności od organu, który wydał zezwolenie.
- W oświadczeniu należy podać liczbę wszystkich osób zatrudnionych na 31 grudnia oraz średnią arytmetyczną liczbę kierowców zatrudnionych w poprzednim roku, niezależnie od formy zatrudnienia.
- Podstawą prawną obowiązku jest art. 7a ust. 8 ustawy o transporcie drogowym.
- Niezłożenie oświadczenia w terminie grozi karą finansową w wysokości 800 zł.
- Obowiązek nie dotyczy przedsiębiorców wykonujących przewozy wyłącznie na potrzeby własne.
W branży transportowej, gdzie regulacje prawne są niezwykle szczegółowe, jednym z corocznych obowiązków, o którym nie można zapomnieć, jest złożenie „Oświadczenia o liczbie osób zatrudnionych (...) oraz informacji o średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych (...)”. Jest to kluczowy dokument sprawozdawczy, który ma na celu monitorowanie rynku pracy w sektorze przewozów drogowych.
Kto zatem jest podmiotem zobowiązanym do wypełnienia i złożenia tego oświadczenia? Odpowiedzialność spoczywa na przedsiębiorcy posiadającym zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. To właśnie firma transportowa, a nie indywidualny kierowca, jest adresatem tego obowiązku. Jako ekspertka w dziedzinie transportu, często podkreślam, że to zarząd firmy lub osoba odpowiedzialna za kadry musi zadbać o terminowe i prawidłowe wypełnienie dokumentu.
Podstawą prawną tego obowiązku jest art. 7a ust. 8 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Przepis ten jasno nakłada na przewoźników drogowych konieczność składania corocznie informacji o zatrudnieniu, co jest elementem szerszego systemu monitorowania kondycji i zasobów ludzkich w sektorze transportu.
Termin i adresat: Kiedy i gdzie złożyć oświadczenie?
Jednym z najważniejszych aspektów, o którym należy pamiętać, jest termin złożenia oświadczenia. Dokument ten należy składać corocznie do 31 marca roku następującego po roku, którego dotyczy sprawozdanie. Przykładowo, oświadczenie za rok 2023 należy złożyć do 31 marca 2024 roku. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować konsekwencjami finansowymi, o czym szerzej opowiem za chwilę.
Oświadczenie składa się do organu, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Może to być:
- Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD) w przypadku zezwoleń wydanych przez GITD.
- Właściwy dla siedziby firmy starosta (lub prezydent miasta na prawach powiatu) w przypadku zezwoleń wydanych przez te organy.
Jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o zatrudnieniu kierowców?
Prawidłowe wypełnienie oświadczenia wymaga precyzji i zrozumienia, jakie dane należy uwzględnić. Po pierwsze, należy policzyć wszystkie osoby zatrudnione w przedsiębiorstwie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Ważne jest, aby uwzględnić osoby zatrudnione bez względu na formę zatrudnienia czy to umowa o pracę, czy umowy cywilnoprawne. Wliczamy tu również pracowników administracyjnych, logistyków, mechaników i każdą inną osobę świadczącą pracę na rzecz firmy.
W spisie zatrudnionych należy uwzględnić: osoby zatrudnione na umowę o pracę, osoby zatrudnione na umowy zlecenia, a także osoby świadczące usługi na podstawie umów B2B (samozatrudnieni), które faktycznie wykonują pracę na rzecz firmy i są w jej strukturze, nawet jeśli formalnie nie są pracownikami w rozumieniu Kodeksu pracy. Kluczowe jest, że liczy się faktyczne świadczenie pracy.
Drugim kluczowym elementem jest obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych w poprzednim roku. Tutaj również należy uwzględnić wszystkich kierowców, niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, zlecenie, B2B), którzy faktycznie wykonywali operacje transportowe. Aby to zrobić, sumujemy liczbę kierowców zatrudnionych w każdym miesiącu poprzedniego roku, a następnie dzielimy tę sumę przez 12. Pamiętajmy, że liczy się każdy kierowca, który choć przez część miesiąca był zatrudniony i wykonywał przewozy.
Przykład obliczania średniej arytmetycznej liczby kierowców:
Załóżmy, że mała firma transportowa zatrudniała kierowców w następujący sposób:
- Styczeń: 3 kierowców
- Luty: 3 kierowców
- Marzec: 4 kierowców
- Kwiecień: 4 kierowców
- Maj: 5 kierowców
- Czerwiec: 5 kierowców
- Lipiec: 4 kierowców
- Sierpień: 4 kierowców
- Wrzesień: 3 kierowców
- Październik: 3 kierowców
- Listopad: 3 kierowców
- Grudzień: 3 kierowców
Suma kierowców w ciągu roku = 3+3+4+4+5+5+4+4+3+3+3+3 = 44
Średnia arytmetyczna liczba kierowców = 44 / 12 = 3,67. W oświadczeniu zazwyczaj zaokrągla się do pełnej liczby, więc w tym przypadku byłoby to 4 kierowców.
Unikaj błędów: Najczęstsze pułapki przy składaniu oświadczenia
Z mojego doświadczenia wynika, że przedsiębiorcy często popełniają kilka typowych błędów. Jednym z nich jest sytuacja, gdy właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej jest jednocześnie kierowcą. W takim przypadku właściciel musi uwzględnić siebie w obu pozycjach: jako osobę zatrudnioną na 31 grudnia oraz jako kierowcę przy obliczaniu średniej arytmetycznej. To bardzo ważny niuans, który często bywa pomijany.
Innym, niestety bardzo częstym i kosztownym błędem, jest pominięcie kierowców zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, czy też kierowców współpracujących na zasadach B2B. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro nie są to "etatowi" pracownicy, to nie trzeba ich uwzględniać. To błąd! Przepisy jasno wskazują, że należy uwzględnić wszystkich kierowców wykonujących operacje transportowe, niezależnie od formy prawnej ich zatrudnienia lub współpracy.Konsekwencje niedopełnienia obowiązku: Co grozi za brak oświadczenia?
Niezłożenie oświadczenia o zatrudnieniu kierowców w terminie nie jest jedynie drobnym uchybieniem. Jest to traktowane jako poważne naruszenie obowiązków przewoźnika drogowego. Zgodnie z załącznikiem nr 3 do ustawy o transporcie drogowym, za niezłożenie tego oświadczenia w terminie przewidziana jest kara finansowa w wysokości 800 zł. To kwota, której można łatwo uniknąć, po prostu pamiętając o terminie i prawidłowym wypełnieniu dokumentu.
Przeczytaj również: Zasiłek chorobowy po ustaniu pracy: Dokumenty do ZUS krok po kroku
Kto jest zwolniony z obowiązku składania oświadczenia?
Warto podkreślić, że obowiązek składania oświadczenia nie dotyczy wszystkich podmiotów wykonujących przewozy. Kluczową różnicą jest posiadanie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Obowiązek ten nie dotyczy przedsiębiorców wykonujących przewozy wyłącznie na potrzeby własne. Firmy te działają na podstawie zaświadczenia o wykonywaniu przewozów na potrzeby własne, a nie zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, stąd też nie podlegają temu konkretnemu obowiązkowi sprawozdawczemu.
