Ponowne zatrudnienie pracownika: Twoja checklista bez błędów

Ponowne zatrudnienie pracownika, choć może wydawać się prostym procesem, wiąże się z szeregiem specyficznych wymogów prawnych i administracyjnych. Jako specjalistka HR, wiem, że łatwo jest przeoczyć pewne niuanse, które mogą mieć poważne konsekwencje. Ten artykuł stanowi praktyczny przewodnik dla pracodawców i specjalistów HR, szczegółowo wyjaśniając, jakie dokumenty należy zaktualizować, a jakie stworzyć od nowa, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy.

Akta osobowe: Kontynuacja czy nowe?

Kwestia akt osobowych przy ponownym zatrudnieniu pracownika jest jednym z kluczowych aspektów, który budzi wiele pytań. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeśli poprzedni stosunek pracy ustał nie dawniej niż 10 lat temu (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał), pracodawca ma obowiązek kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. Dotyczy to umów o pracę zawartych po 1 stycznia 2019 roku. Oznacza to, że nie zakładamy nowych akt, a jedynie uzupełniamy istniejące o dokumenty związane z nowym zatrudnieniem.

Sytuacja zmienia się, gdy przerwa w zatrudnieniu jest dłuższa niż wspomniane 10 lat. W takim przypadku, pracodawca jest zobowiązany do założenia zupełnie nowych akt osobowych dla ponownie zatrudnionego pracownika. Warto pamiętać, że dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 roku, zasady mogą być bardziej złożone, a kluczową rolę odgrywa tu złożenie raportu informacyjnego ZUS RIA. Zawsze rekomenduję weryfikację indywidualnej sytuacji, aby mieć pewność co do prawidłowego postępowania.

Nowa umowa o pracę dla powracającego pracownika

Przerwy w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy nie są bez znaczenia, zwłaszcza w kontekście limitów umów na czas określony. Musimy pamiętać, że nawet jeśli pracownik miał przerwę w pracy, to nie resetuje ona limitu 3 umów na czas określony ani łącznego okresu 33 miesięcy zatrudnienia na podstawie takich umów. Oznacza to, że wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na czas określony u tego samego pracodawcy sumują się i są wliczane do tych limitów. Niewłaściwe zastosowanie tych przepisów może skutkować przekształceniem umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony.

Kolejną istotną kwestią jest możliwość ponownego zatrudnienia pracownika na okres próbny. Zgodnie z Kodeksem pracy, co do zasady, nie można ponownie zatrudnić tej samej osoby na okres próbny, jeśli miała już taką umowę u danego pracodawcy. Jest jednak jeden wyjątek: ponowne zawarcie umowy na okres próbny jest możliwe, ale tylko wtedy, gdy pracownik ma być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy. Jeśli stanowisko i zakres obowiązków są takie same, umowa na okres próbny jest niedopuszczalna.

Przerwa w pracy ma również wpływ na staż pracy u danego pracodawcy, co jest kluczowe dla wielu uprawnień pracowniczych, takich jak wymiar urlopu czy długość okresu wypowiedzenia. Ważne jest, aby pamiętać, że wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy sumują się, niezależnie od długości przerw między nimi. Oznacza to, że pracownik wracający do firmy po kilku miesiącach czy latach, zachowuje swój dotychczasowy staż pracy w tym przedsiębiorstwie, co bezpośrednio przekłada się na jego uprawnienia.

Świadectwo pracy: Kiedy i jak je wydać przy ponownym zatrudnieniu?

Zasada wydawania świadectwa pracy przy ponownym zatrudnieniu jest dość precyzyjna. Jeśli do ponownego zatrudnienia dochodzi w ciągu 7 dni od ustania poprzedniego stosunku pracy, pracodawca wydaje świadectwo pracy wyłącznie na wniosek pracownika. Oznacza to, że nie ma automatycznego obowiązku jego wydania, chyba że pracownik sam o to poprosi. W praktyce często zdarza się, że pracownicy proszą o świadectwo, aby mieć pełną dokumentację swojego zatrudnienia.

Jeśli świadectwo pracy zostało już wydane po poprzedniej umowie, a pracownik wraca do firmy, nie ma potrzeby wydawania nowego świadectwa za ten poprzedni okres. W takim przypadku, prawidłowym postępowaniem jest dołączenie już wydanego świadectwa pracy do odpowiedniej części akt osobowych pracownika. Ważne jest, aby dokumentacja była kompletna i odzwierciedlała całą historię zatrudnienia u danego pracodawcy.

Badania lekarskie i szkolenie BHP: Czy zawsze są obowiązkowe?

W przypadku badań lekarskich, przepisy przewidują pewne zwolnienia, które mogą ułatwić proces ponownego zatrudnienia. Wstępnym badaniom lekarskim nie podlega pracownik przyjmowany ponownie do pracy u tego samego pracodawcy, pod warunkiem spełnienia kilku kluczowych warunków:

• jest przyjmowany na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy,
• ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 30 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy,
• pracownik posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach opisanych w skierowaniu na badania.

Jeśli wszystkie te warunki są spełnione, kierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie nie jest konieczne. W przeciwnym razie, badanie wstępne jest obowiązkowe.

Szkolenie wstępne BHP to kolejna kwestia, która często budzi wątpliwości. Zgodnie z ogólną zasadą, wstępne szkolenie BHP jest wymagane przy każdym nowym zatrudnieniu. Istnieje jednak jeden, bardzo wąski wyjątek. Szkolenie wstępne BHP nie jest wymagane, jeśli pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował u danego pracodawcy bezpośrednio przed nawiązaniem kolejnej umowy o pracę. Słowo "bezpośrednio" jest tu kluczowe oznacza to brak jakiejkolwiek przerwy, nawet jednodniowej, między zakończeniem poprzedniej a rozpoczęciem nowej umowy. W praktyce oznacza to, że w większości przypadków ponownego zatrudnienia, szkolenie wstępne BHP będzie konieczne.

Dodatkowe formalności, o których musisz pamiętać

Ponowne zatrudnienie pracownika wymaga również uregulowania kwestii związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi (PPK). Jeśli pracownik był już uczestnikiem PPK u danego pracodawcy, po ponownym zatrudnieniu pracodawca automatycznie wznawia za niego wpłaty od pierwszego wynagrodzenia. Nie ma potrzeby ponownego "zapisywania" pracownika do PPK, chyba że w międzyczasie pracodawca zmienił instytucję finansową zarządzającą PPK. Warto też pamiętać, że jeśli pracownik złożył wcześniej rezygnację z PPK, pozostaje ona w mocy do najbliższego autozapisu, który odbywa się co 4 lata (najbliższy w 2023 roku, potem w 2027 itd.).

Niezwykle ważne jest również, aby zadbać o aktualność danych pracownika. Po ponownym zatrudnieniu, zawsze rekomenduję aktualizację kwestionariusza osobowego oraz innych oświadczeń, jeśli dane pracownika uległy zmianie. Mogą to być zmiany adresu zamieszkania, numeru konta bankowego, danych do celów podatkowych czy informacji o członkach rodziny. Zapewni to prawidłowe rozliczenia i komunikację z pracownikiem.

Na koniec, nie zapominajmy o podstawowej formalności, jaką jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych. Niezależnie od tego, czy pracownik był już wcześniej zatrudniony w firmie, czy nie, po nawiązaniu nowego stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek ponownie zgłosić go do ubezpieczeń społecznych w ZUS w terminie 7 dni od dnia nawiązania stosunku pracy. Jest to standardowa procedura, której należy bezwzględnie przestrzegać.

Twoja checklista: Kluczowe kroki przy ponownym zatrudnieniu pracownika

Aby ułatwić sobie proces ponownego zatrudnienia pracownika i mieć pewność, że wszystkie formalności zostały dopełnione, przygotowałam krótką checklistę:

1. Sprawdź akta osobowe: Zweryfikuj, czy poprzedni stosunek pracy ustał nie dawniej niż 10 lat temu, aby zdecydować o kontynuacji dotychczasowych akt lub założeniu nowych.
2. Zastosuj limity umów: Pamiętaj, że przerwy nie resetują limitu 3 umów na czas określony ani 33 miesięcy.
3. Umowa na okres próbny: Upewnij się, że ponowna umowa na okres próbny jest uzasadniona (inny rodzaj pracy).
4. Wydaj świadectwo pracy: Jeśli ponowne zatrudnienie następuje w ciągu 7 dni, wydaj świadectwo tylko na wniosek pracownika. W innym przypadku dołącz poprzednie do akt.
5. Badania lekarskie: Sprawdź, czy pracownik spełnia warunki zwolnienia z badań wstępnych (ten sam pracodawca/stanowisko, 30 dni, ważne orzeczenie).
6. Szkolenie BHP: Zaplanuj szkolenie wstępne BHP, chyba że pracownik wraca na to samo stanowisko bez żadnej przerwy.
7. PPK: Wznów wpłaty PPK lub zweryfikuj status rezygnacji pracownika.
8. Zaktualizuj dane: Poproś pracownika o aktualizację kwestionariusza osobowego i innych oświadczeń.
9. Zgłoś do ZUS: Pamiętaj o ponownym zgłoszeniu pracownika do ubezpieczeń społecznych w ZUS w ciągu 7 dni.