Rozliczenie delegacji: 14 dni to nie wszystko! Terminy i konsekwencje

Rozliczanie podróży służbowych to jeden z tych obszarów, który często budzi wątpliwości zarówno wśród pracowników, jak i pracodawców. Precyzyjna znajomość obowiązujących terminów i zasad jest kluczowa, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych. W tym artykule szczegółowo odpowiadam na najczęściej zadawane pytania dotyczące terminów rozliczania delegacji, wyjaśniając obowiązki obu stron stosunku pracy.

Precyzyjne terminy rozliczeń podróży służbowych mają ogromne znaczenie dla obu stron. Dla pracownika to gwarancja terminowego zwrotu poniesionych kosztów i pewność, że nie narazi się na konsekwencje dyscyplinarne. Dla pracodawcy zaś, jasne zasady to podstawa prawidłowego zarządzania finansami firmy, zgodności z przepisami prawa oraz skutecznego unikania potencjalnych sporów i nieporozumień.

Główną podstawą prawną regulującą rozliczenia podróży służbowych w Polsce jest § 5 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Chociaż nazwa wskazuje na sferę budżetową, przepisy te stosuje się również u pracodawców spoza tej sfery, chyba że mają oni własne, wewnętrzne postanowienia, które są co najmniej tak samo korzystne dla pracownika.

Termin na rozliczenie delegacji przez pracownika

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży służbowej. Termin ten liczy się od dnia jej zakończenia, co jasno wynika ze wspomnianego już § 5 Rozporządzenia MPiPS. To kluczowa informacja, o której każdy pracownik powinien pamiętać, aby prawidłowo wywiązać się ze swoich obowiązków.

Ważne jest, aby zrozumieć, że 14-dniowy termin na rozliczenie delegacji liczy się od dnia jej zakończenia, a nie od dnia powrotu do miejsca zamieszkania czy siedziby firmy. Oznacza to, że jeśli podróż służbowa zakończyła się w piątek, termin 14 dni zaczyna biec od soboty.

Chciałabym również podkreślić, że termin 14 dni na rozliczenie jest taki sam zarówno dla delegacji krajowych, jak i zagranicznych. Prawo nie przewiduje w tym zakresie żadnych różnic, co ułatwia ujednolicenie procedur w firmie.

Obowiązki pracownika w procesie rozliczania delegacji

Rola pracownika w procesie rozliczania delegacji polega przede wszystkim na przedstawieniu pracodawcy wszystkich niezbędnych dokumentów i informacji, które pozwolą na prawidłowe wyliczenie należności. To jego obowiązek, aby zgromadzić i dostarczyć dowody poniesionych wydatków.

Z perspektywy pracownika, "rozliczyć delegację" oznacza przedstawienie wszystkich niezbędnych dokumentów potwierdzających wydatki, a także dostarczenie dodatkowych informacji, takich jak oświadczenia o zapewnionym wyżywieniu (co ma wpływ na wysokość diet). Pracownik nie ma obowiązku samodzielnego wyliczania diet czy ryczałtów.

To pracodawca, na podstawie dostarczonych przez pracownika dokumentów i informacji, odpowiada za prawidłowe wyliczenie należności, w tym diet, ryczałtów za noclegi czy dojazdy. Pracownik jedynie dostarcza dane wejściowe do tego procesu.

• Rachunki
• Faktury
• Bilety (np. kolejowe, lotnicze, komunikacji miejskiej)

Warto pamiętać, że diety oraz wydatki objęte ryczałtami (np. za dojazdy środkami komunikacji miejscowej czy noclegi, jeśli wewnętrzne regulacje firmy tak stanowią) nie wymagają osobnego dokumentowania rachunkami.

Co zrobić w sytuacji, gdy pracownik nie jest w stanie przedstawić oryginalnego dokumentu potwierdzającego wydatek? Prawo przewiduje taką możliwość. Wówczas pracownik może złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku, precyzując jego wysokość oraz przyczyny braku możliwości jego udokumentowania. To ważne zabezpieczenie, aby pracownik nie stracił prawa do zwrotu faktycznie poniesionych kosztów.

Przeczytaj również: Jak jest płatna delegacja? Pełny przewodnik po rozliczeniach!

Konsekwencje niedotrzymania terminu przez pracownika

Przekroczenie ustawowego terminu na rozliczenie delegacji może wiązać się z pewnymi konsekwencjami dla pracownika. Warto być ich świadomym, aby unikać niepotrzebnych problemów.

Jeśli pracownik przekroczy 14-dniowy termin na rozliczenie delegacji, pracodawca może uznać to za naruszenie obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji może zastosować wobec pracownika odpowiedzialność porządkową, taką jak upomnienie lub nagana, zgodnie z przepisami Kodeksu pracy.

Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że spóźnienie z rozliczeniem delegacji nie powoduje automatycznej utraty prawa do zwrotu poniesionych kosztów. Roszczenie pracownika o zwrot należności z tytułu podróży służbowej przedawnia się dopiero po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne. Oznacza to, że nawet po przekroczeniu 14-dniowego terminu, pracownik nadal ma prawo do odzyskania swoich pieniędzy.

Inna sytuacja ma miejsce, gdy pracownik pobrał zaliczkę na podróż służbową i nie rozliczył jej w terminie. W takim przypadku, jeśli pracownik nie zwróci nierozliczonej kwoty, pracodawca ma prawo potrącić ją z wynagrodzenia pracownika. Jest to jeden z wyjątków od zasady ochrony wynagrodzenia przed potrąceniami, uregulowany w Kodeksie pracy.

Termin na zwrot kosztów delegacji przez pracodawcę

Po stronie pracodawcy również istnieją obowiązki związane z terminowym rozliczeniem delegacji. Ważne jest, aby pracownicy wiedzieli, czego mogą oczekiwać po złożeniu dokumentów.

Przepisy prawa pracy nie określają konkretnej liczby dni, w ciągu ilu pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty delegacji po otrzymaniu prawidłowego rozliczenia. Używa się terminu "niezwłocznie". W praktyce oznacza to bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych od momentu, gdy pracodawca otrzymał i zaakceptował rozliczenie. Interpretacja "niezwłocznie" może być różna, ale zawsze powinna oznaczać możliwie najszybszą realizację obowiązku.

Dlatego zawsze zalecam pracownikom sprawdzenie wewnętrznych regulaminów wynagradzania lub regulaminów podróży służbowych w swojej firmie. Bardzo często to właśnie te dokumenty precyzują konkretny termin, np. 7 lub 14 dni, w którym pracodawca zobowiązuje się do zwrotu należności za delegację. Takie wewnętrzne uregulowania są niezwykle pomocne, ponieważ wprowadzają jasność i przewidywalność.

W przypadku braku wyraźnego ustawowego terminu i opóźnienia ze strony pracodawcy, pracownik powinien w pierwszej kolejności odwołać się do wewnętrznych regulacji firmowych, jeśli takie istnieją. Jeśli ich nie ma, warto przypomnieć pracodawcy o obowiązku "niezwłocznego" zwrotu należności, powołując się na ogólne zasady prawa pracy.

Wpływ wewnętrznych regulacji firmowych na terminy rozliczeń

Wewnętrzne regulacje firmowe odgrywają istotną rolę w kontekście rozliczania podróży służbowych. Mogą one doprecyzować wiele kwestii, ale zawsze muszą być zgodne z nadrzędnymi przepisami prawa.

Pracodawcy spoza sfery budżetowej mają możliwość określania warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub bezpośrednio w umowie o pracę. Jest to elastyczność, która pozwala dostosować zasady do specyfiki firmy. Należy jednak pamiętać, że postanowienia te nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy Rozporządzenia MPiPS, zwłaszcza w kwestii minimalnej wysokości diety.

W związku z tym pojawia się pytanie, czy firma może skrócić pracownikowi ustawowy termin 14 dni na rozliczenie delegacji. Moja odpowiedź jest jednoznaczna: skrócenie tego terminu byłoby uznane za mniej korzystne dla pracownika. Prawo pracy ustanawia pewne minimalne standardy, a 14-dniowy termin jest jednym z nich. Zatem, takie działanie byłoby niezgodne z ogólnymi przepisami i mogłoby zostać zakwestionowane.

Dlatego też, jasne i precyzyjne zapisy w umowie o pracę lub wewnętrznych regulaminach firmy, dotyczące terminów rozliczeń i zwrotu kosztów delegacji, są zawsze korzystne dla obu stron. Pomagają one uniknąć nieporozumień i sporów, pod warunkiem, że są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa i nie naruszają praw pracownika.