Delegacja służbowa: Wypełnij i rozlicz sprawnie i zgodnie z prawem.

W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym podróże służbowe są nieodłącznym elementem pracy wielu z nas. Niezależnie od tego, czy jest to krótki wyjazd do pobliskiego miasta, czy kilkudniowa delegacja zagraniczna, kluczowe jest prawidłowe wypełnienie i rozliczenie dokumentów. Jako Alicja Dąbrowska, z mojego doświadczenia wiem, że znajomość tych procedur to podstawa, aby uniknąć błędów formalnych i finansowych, które mogą mieć konsekwencje zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Ten artykuł to kompleksowy przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez cały proces od momentu otrzymania polecenia wyjazdu, aż po finalne rozliczenie kosztów.

Delegacja służbowa: dlaczego poprawne wypełnienie druku jest kluczowe?

Delegacja służbowa, inaczej podróż służbowa, to nie tylko zmiana miejsca wykonywania pracy, ale przede wszystkim formalny obowiązek zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Moim zdaniem, poprawne wypełnienie dokumentacji delegacyjnej jest absolutnie fundamentalne. Dlaczego? Ponieważ to właśnie na podstawie tych dokumentów pracodawca ma prawo zwrócić pracownikowi poniesione koszty, a co więcej prawidłowo rozliczyć je podatkowo i składkowo. Błędy mogą prowadzić do zakwestionowania wydatków przez organy kontrolne, co generuje niepotrzebne problemy i straty finansowe.

Czym jest podróż służbowa w świetle Kodeksu Pracy?

Zgodnie z art. 77(5) Kodeksu pracy, podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Kluczowe jest tu polecenie pracodawcy i tymczasowy charakter wyjazdu. To odróżnia delegację od stałej zmiany miejsca pracy czy pracy mobilnej, gdzie pracownik ma określony obszar działania. W przypadku delegacji, pracownik zostaje wysłany w konkretnym celu, na określony czas i w konkretne miejsce, co wiąże się z koniecznością zwrotu dodatkowych kosztów.

Polecenie wyjazdu a rozliczenie kosztów: dwa kluczowe dokumenty

W procesie delegacyjnym wyróżniamy dwa główne dokumenty, które są ze sobą ściśle powiązane. Pierwszym z nich jest "Polecenie wyjazdu służbowego", często nazywane po prostu delegacją. To dokument wystawiany przez pracodawcę, który formalnie zleca pracownikowi podróż. Musi on zawierać szereg istotnych informacji: dane pracownika, cel podróży, miejsce docelowe, dokładny czas trwania wyjazdu (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), wybrany środek transportu, a także podpis osoby zlecającej podróż. To polecenie stanowi podstawę do odbycia podróży i późniejszego rozliczenia.

Drugim, równie ważnym dokumentem, jest "Rozliczenie kosztów podróży". To formularz, który pracownik wypełnia po powrocie z delegacji, przedstawiając w nim wszystkie poniesione wydatki. Do rozliczenia należy załączyć wszelkie rachunki, faktury, bilety czy inne dowody opłacenia kosztów, takie jak parkingi czy opłaty za autostrady. Na podstawie tego dokumentu, pracodawca dokonuje zwrotu należności, takich jak diety, ryczałty za nocleg czy koszty transportu. Pamiętajmy, że bez prawidłowo wypełnionego rozliczenia i załączników, zwrot kosztów może być utrudniony lub niemożliwy.

Kto ponosi odpowiedzialność za błędy w delegacji? Konsekwencje dla pracownika i pracodawcy

Błędy w dokumentacji delegacyjnej mogą mieć poważne konsekwencje dla obu stron. Dla pracownika, najczęstszym skutkiem jest brak zwrotu poniesionych kosztów lub konieczność zwrotu nienależnie pobranych świadczeń, np. zawyżonej diety. W skrajnych przypadkach, nieprawidłowości mogą być potraktowane jako próba wyłudzenia. Z perspektywy pracodawcy, błędy te mogą prowadzić do problemów z rozliczeniem podatkowym (np. zakwestionowanie kosztów uzyskania przychodu), a także do kontroli ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) czy urzędu skarbowego. Niewłaściwie naliczone diety lub ryczałty mogą zostać uznane za przychód pracownika, od którego należy odprowadzić składki ZUS i podatek. Dlatego tak ważne jest, aby zarówno pracownik, jak i pracodawca, podchodzili do tematu delegacji z należytą starannością.

Jak krok po kroku wypełnić druk delegacji? Instrukcja od A do Z

Wypełnienie druku delegacji służbowej, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowane, w rzeczywistości jest procesem dość intuicyjnym, pod warunkiem znajomości kilku kluczowych zasad. Poniżej przedstawię Ci szczegółową instrukcję, która pomoże Ci uniknąć najczęstszych błędów i zapewni, że Twoje polecenie wyjazdu będzie kompletne i zgodne z przepisami.

Niezbędne elementy, których nie może zabraknąć w poleceniu wyjazdu służbowego

• Dane pracownika: Imię i nazwisko, stanowisko, dział.
• Cel podróży: Precyzyjne określenie zadania, np. "udział w konferencji branżowej", "spotkanie z klientem X", "szkolenie z zakresu Y".
• Miejscowość docelowa: Dokładne wskazanie miejsca, do którego pracownik się udaje.
• Czas trwania podróży: Data i godzina wyjazdu oraz planowanego powrotu. To niezwykle ważne dla obliczenia diety!
• Środek transportu: Określenie, jakim środkiem transportu pracownik będzie się przemieszczał (np. samochód służbowy, samochód prywatny, pociąg, samolot).
• Podpis osoby zlecającej: Akceptacja wyjazdu przez przełożonego lub inną upoważnioną osobę.

Dane pracownika i cel podróży: jak precyzyjnie je określić?

W sekcji danych pracownika należy wpisać swoje imię i nazwisko oraz stanowisko. To standardowe informacje, które identyfikują osobę odbywającą podróż. Znacznie więcej uwagi należy poświęcić celowi podróży. Nie wystarczy napisać "spotkanie". Powinniśmy być jak najbardziej precyzyjni, np. "spotkanie handlowe z firmą ABC w celu omówienia warunków współpracy", "udział w szkoleniu 'Nowoczesne techniki sprzedaży'", czy "audyt wewnętrzny w oddziale firmy w Krakowie". Precyzyjne określenie celu jest ważne nie tylko dla przejrzystości dokumentacji, ale także dla ewentualnych kontroli, które mogą weryfikować zasadność poniesionych kosztów.

Miejscowość, data i godzina: dlaczego każda minuta ma znaczenie przy rozliczeniu?

To jeden z najbardziej krytycznych punktów w druku delegacji. Dokładne określenie miejscowości docelowej oraz daty i godziny wyjazdu i powrotu jest absolutnie kluczowe. Dlaczego? Ponieważ to właśnie te dane stanowią podstawę do prawidłowego obliczenia czasu trwania delegacji, a co za tym idzie wysokości należnych diet i ryczałtów. Nawet kilka minut różnicy może wpłynąć na to, czy pracownikowi przysługuje 50% czy 100% diety. Zawsze staram się wpisywać godziny z dokładnością co do minuty, np. "wyjazd: 08.03.2024, godz. 08:30", "powrót: 08.03.2024, godz. 17:45". To eliminuje wszelkie wątpliwości.

Środek transportu: jakie masz opcje i co musisz wpisać?

W tej sekcji należy wskazać, jakim środkiem transportu będziesz się poruszać. Najczęściej spotykane opcje to: samochód służbowy, samochód prywatny, pociąg, samolot, autobus. Jeśli korzystasz z samochodu służbowego, wystarczy to zaznaczyć. W przypadku samochodu prywatnego, konieczna jest zgoda pracodawcy na jego użycie do celów służbowych, a w rozliczeniu będziesz musiał podać liczbę przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka). Jeśli podróżujesz pociągiem, samolotem czy autobusem, pamiętaj o zachowaniu biletów będą one niezbędne do rozliczenia kosztów.

Zaliczka na podróż: kiedy o nią wnioskować i jak ją wpisać?

Pracownik może wnioskować o zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów podróży. Jest to szczególnie przydatne przy dłuższych delegacjach lub gdy spodziewane wydatki są wysokie. Wniosek o zaliczkę zazwyczaj składa się przed wyjazdem, a jej kwota jest odnotowywana w poleceniu wyjazdu służbowego. Po powrocie z delegacji, zaliczka jest rozliczana z faktycznie poniesionymi kosztami. Jeśli wydatki były niższe niż zaliczka, pracownik zwraca nadwyżkę; jeśli wyższe pracodawca dopłaca różnicę. To ważny element planowania finansowego każdej delegacji.

Podpisy i akceptacje: kto musi zatwierdzić Twój wyjazd?

Ostatnim, ale nie mniej ważnym elementem jest sekcja podpisów. Polecenie wyjazdu służbowego musi zostać zatwierdzone przez osobę zlecającą podróż, czyli zazwyczaj bezpośredniego przełożonego lub inną osobę upoważnioną przez pracodawcę. Bez tego podpisu dokument jest nieważny, a wyjazd nie może być traktowany jako delegacja służbowa. Zawsze upewnij się, że masz wszystkie niezbędne akceptacje przed wyruszeniem w drogę. To Twoje zabezpieczenie.

Rozliczenie delegacji krajowej: jak poprawnie obliczyć należności

Po powrocie z podróży służbowej nadchodzi czas na jej rozliczenie. To etap, który wymaga precyzji i znajomości obowiązujących stawek oraz zasad. Prawidłowe obliczenie należności, takich jak diety czy ryczałty, jest kluczowe dla szybkiego i bezproblemowego zwrotu kosztów. Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Dieta krajowa: wszystko, co musisz wiedzieć o stawce 45 zł

Dieta krajowa ma na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. Obecnie stawka diety w podróży krajowej wynosi 45 zł za dobę. Jest to kwota zryczałtowana, co oznacza, że pracownikowi przysługuje ona niezależnie od tego, ile faktycznie wydał na jedzenie, chyba że pracodawca zapewnił mu bezpłatne wyżywienie wtedy dieta jest pomniejszana, o czym opowiem za chwilę.

Jak dokładnie obliczyć czas trwania delegacji?

Obliczenie czasu trwania delegacji jest podstawą do wyliczenia należnej diety. Oto zasady, które musisz znać:

1. Podróż trwająca poniżej 8 godzin: W tym przypadku dieta nie przysługuje.
2. Podróż trwająca od 8 do 12 godzin: Pracownikowi przysługuje 50% diety, czyli 22,50 zł.
3. Podróż trwająca ponad 12 godzin: Pracownikowi przysługuje pełna dieta, czyli 45 zł.
4. Podróże wielodniowe:
   • Za każdą pełną dobę (czyli 24 godziny) podróży przysługuje 100% diety (45 zł).
   • Za niepełną, rozpoczętą dobę:
     • do 8 godzin przysługuje 50% diety (22,50 zł),
     • ponad 8 godzin przysługuje 100% diety (45 zł).

Kalkulacja diety w praktyce: wyjazd na 10, 16 i 30 godzin

Aby lepiej zrozumieć zasady, przeanalizujmy kilka praktycznych przykładów:

1. Wyjazd na 10 godzin:

   • Czas trwania delegacji: 10 godzin.
   • Obliczenie: Mieszczące się w przedziale od 8 do 12 godzin.
   • Należna dieta: 22,50 zł (50% z 45 zł).

2. Wyjazd na 16 godzin:

   • Czas trwania delegacji: 16 godzin.
   • Obliczenie: Ponad 12 godzin.
   • Należna dieta: 45 zł (100% z 45 zł).

3. Wyjazd na 30 godzin:

   • Czas trwania delegacji: 30 godzin.
   • Obliczenie: 1 pełna doba (24 godziny) + 6 godzin niepełnej doby.
   • Należna dieta: Za pełną dobę 45 zł. Za pozostałe 6 godzin (mniej niż 8) 50% diety, czyli 22,50 zł.
   • Łączna należna dieta: 45 zł + 22,50 zł = 67,50 zł.

Zapewnione wyżywienie a wysokość diety: kiedy i o ile ją pomniejszyć?

Jeśli pracodawca zapewnił Ci bezpłatne wyżywienie podczas delegacji, dieta zostanie pomniejszona. Ważne jest, aby pamiętać o konkretnych procentach:

• Za śniadanie: dieta jest pomniejszana o 25%.
• Za obiad: dieta jest pomniejszana o 50%.
• Za kolację: dieta jest pomniejszana o 25%.

Jeśli na przykład podczas całodniowej delegacji (100% diety) pracodawca zapewnił Ci obiad, Twoja dieta zostanie pomniejszona o 50%, czyli otrzymasz 22,50 zł zamiast 45 zł.

Koszty noclegu: kiedy otrzymasz ryczałt, a kiedy zwrot za hotel?

Koszty noclegu to kolejny istotny element rozliczenia delegacji. Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi nocleg lub zwrócić mu poniesione z tego tytułu wydatki. Istnieją dwie główne formy rozliczenia: ryczałt za nocleg oraz zwrot kosztów na podstawie przedstawionego rachunku.

Ryczałt za nocleg (67,50 zł): warunki, które musisz spełnić

Ryczałt za nocleg przysługuje, gdy pracownik nie przedstawił rachunku za nocleg, a pracodawca nie zapewnił mu bezpłatnego zakwaterowania. Obecnie ryczałt ten wynosi 67,50 zł (czyli 150% diety). Aby go otrzymać, muszą być spełnione następujące warunki:

• Nocleg musiał trwać co najmniej 6 godzin.
• Nocleg musiał przypadać w godzinach między 21:00 a 7:00.

Pamiętaj, że ryczałt nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił Ci bezpłatny nocleg lub jeśli nocowałeś w miejscu zamieszkania.

Zwrot na podstawie faktury: czy istnieje górny limit kosztów?

Jeśli pracownik przedstawi rachunek za nocleg, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu faktycznie poniesionych kosztów. Warto jednak wiedzieć, że istnieje górny limit kosztów noclegu, który wynosi dwudziestokrotność stawki diety. Oznacza to, że maksymalna kwota zwrotu za jedną dobę noclegu na podstawie rachunku to 900 zł (20 * 45 zł). Jeśli koszt noclegu przekroczy tę kwotę, pracodawca może odmówić zwrotu nadwyżki, chyba że w regulaminie wewnętrznym firmy ustalono wyższy limit lub pracodawca wyraził na to zgodę.

Transport i dojazdy, czyli nie tylko podróż między miastami

Koszty transportu to nie tylko bilety na pociąg czy paliwo do samochodu. Podczas delegacji mogą pojawić się również wydatki związane z lokalnymi dojazdami czy opłatami drogowymi. Ważne jest, aby wiedzieć, jak je prawidłowo rozliczyć.

Ryczałt na dojazdy lokalne: stała kwota 9 zł za każdą dobę

Pracownikowi przysługuje również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Jest to stała kwota w wysokości 9 zł (czyli 20% diety) za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Ten ryczałt ma na celu pokrycie wydatków na autobusy, tramwaje czy metro w miejscowości docelowej. Nie musisz zbierać biletów na komunikację miejską, aby go otrzymać jest to kwota zryczałtowana.

Podróż samochodem prywatnym? Czym jest kilometrówka i jak ją obliczyć?

Jeśli korzystasz z prywatnego samochodu do celów służbowych, musisz mieć na to zgodę pracodawcy. W takim przypadku przysługuje Ci zwrot kosztów tzw. "kilometrówka". Jest to iloczyn liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km, która zależy od pojemności silnika pojazdu. Poniżej przedstawiam aktualne stawki:

Rodzaj pojazdu	Stawka za 1 km
Samochód osobowy o poj. do 900 cm³	0,89 zł/km
Samochód osobowy o poj. powyżej 900 cm³	1,15 zł/km
Motocykl	0,69 zł/km

Pamiętaj, aby dokładnie zanotować przebieg trasy i liczbę przejechanych kilometrów, ponieważ będzie to podstawa do obliczenia zwrotu.

Inne udokumentowane wydatki: parkingi, autostrady, bilety

Oprócz wyżej wymienionych, podczas podróży służbowej możesz ponieść inne, niezbędne wydatki, które podlegają zwrotowi na podstawie przedstawionych dowodów. Do najczęstszych należą:

• Rachunki za parkingi (np. parkingi miejskie, parkingi przy hotelach).
• Opłaty za autostrady i inne płatne drogi.
• Bilety na inne środki transportu, np. taksówki (jeśli ich użycie było uzasadnione i zaakceptowane przez pracodawcę).
• Opłaty za bagaż (w przypadku podróży lotniczych, jeśli bagaż był niezbędny do celów służbowych).

Zawsze zachowuj wszystkie paragony i faktury bez nich nie będziesz w stanie udokumentować i rozliczyć tych kosztów.

Finalizacja rozliczenia: o czym musisz pamiętać po powrocie

Powrót z delegacji to nie koniec formalności. Aby proces rozliczenia przebiegł sprawnie i bezproblemowo, musisz pamiętać o kilku kluczowych kwestiach. Moje doświadczenie podpowiada, że to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się drobne potknięcia, które mogą opóźnić zwrot należności.

Kompletowanie dokumentów: jakie rachunki i faktury są niezbędne?

Po powrocie z delegacji Twoim priorytetem powinno być skompletowanie wszystkich dokumentów potwierdzających poniesione wydatki. Obejmuje to: bilety (kolejowe, lotnicze, autobusowe), rachunki za noclegi, faktury za paliwo (jeśli korzystałeś z samochodu służbowego lub prywatnego za zgodą pracodawcy), paragony za parkingi, opłaty za autostrady, a także wszelkie inne dowody opłacenia kosztów, które były związane z celem podróży. Brak jakiegokolwiek dokumentu może skutkować odmową zwrotu danego wydatku. Upewnij się, że wszystkie rachunki są czytelne i zawierają niezbędne dane.

W jakim terminie musisz złożyć dokumenty do rozliczenia?

Zgodnie z przepisami, pracownik powinien rozliczyć się z delegacji w terminie 14 dni od jej zakończenia. Jest to termin ustawowy i jego przekroczenie może skutkować problemami z rozliczeniem, a nawet odmową zwrotu kosztów przez pracodawcę. Dlatego zawsze radzę, aby nie odkładać tego na ostatnią chwilę. Im szybciej złożysz kompletne rozliczenie, tym szybciej otrzymasz zwrot należności.

Najczęstsze błędy przy wypełnianiu delegacji i jak ich unikać

Z mojej praktyki widzę, że pewne błędy powtarzają się regularnie. Oto najczęstsze z nich i wskazówki, jak ich unikać:

• Niekompletna dokumentacja: Brak rachunków, biletów czy faktur. Wskazówka: Zawsze proś o dowód zakupu i przechowuj go w bezpiecznym miejscu. Możesz robić zdjęcia paragonów od razu po ich otrzymaniu.
• Błędne obliczenie czasu trwania delegacji: Prowadzi do złej wysokości diety. Wskazówka: Precyzyjnie notuj godziny wyjazdu i powrotu, a następnie dokładnie stosuj zasady obliczania diety.
• Rozliczanie wydatków prywatnych: Próba wliczenia do delegacji kosztów niezwiązanych z podróżą służbową. Wskazówka: Rozliczaj tylko te wydatki, które są bezpośrednio związane z celem delegacji.
• Przekraczanie terminów: Zbyt późne złożenie rozliczenia. Wskazówka: Zapisz sobie termin 14 dni od powrotu i postaraj się rozliczyć delegację w ciągu kilku dni po jej zakończeniu.
• Brak uwzględnienia zapewnionych posiłków: Niezmniejszenie diety, gdy pracodawca zapewnił wyżywienie. Wskazówka: Zawsze informuj o bezpłatnych posiłkach i pomniejszaj dietę zgodnie z obowiązującymi procentami.

Wzór wypełnionego polecenia wyjazdu służbowego z omówieniem

Teoria to jedno, ale praktyka bywa inna. Dlatego przygotowałam dla Ciebie dwa przykłady, które pomogą Ci zobaczyć, jak wygląda prawidłowo wypełnione polecenie wyjazdu służbowego i jak rozliczyć koszty w konkretnych scenariuszach. Mam nadzieję, że te wzory rozwieją wszelkie wątpliwości i ułatwią Ci samodzielne przygotowanie dokumentacji.

Przykład 1: Krótka, jednodniowa delegacja pociągiem

Wyobraźmy sobie, że Anna Kowalska, specjalista ds. marketingu, wyjeżdża z Warszawy do Krakowa na jednodniowe spotkanie z klientem. Wyjazd następuje 15.05.2024 o godzinie 8:00, a powrót tego samego dnia o godzinie 19:00. Anna podróżuje pociągiem.

• Polecenie wyjazdu służbowego:
  • Pracownik: Anna Kowalska, specjalista ds. marketingu.
  • Cel podróży: Spotkanie z klientem "Creative Solutions" w Krakowie w celu omówienia strategii kampanii reklamowej.
  • Miejscowość docelowa: Kraków.
  • Czas trwania: Wyjazd 15.05.2024, godz. 08:00; Powrót 15.05.2024, godz. 19:00.
  • Środek transportu: Pociąg.
  • Zaliczka: Brak.
  • Podpis zlecającego: [Podpis przełożonego].
• Rozliczenie kosztów:
  • Czas trwania delegacji: Od 8:00 do 19:00 to 11 godzin.
  • Dieta: Ponieważ delegacja trwała od 8 do 12 godzin, Annie przysługuje 50% diety. 0,5 * 45 zł = 22,50 zł.
  • Koszty transportu: Anna przedstawia bilet kolejowy Warszawa-Kraków-Warszawa na kwotę 150 zł.
  • Ryczałt na dojazdy lokalne: Za rozpoczętą dobę przysługuje 9 zł. Anna otrzymuje 9 zł.
  • Inne wydatki: Brak.
  • Całkowity zwrot: 22,50 zł (dieta) + 150 zł (bilety) + 9 zł (ryczałt) = 181,50 zł.

Przeczytaj również: Jak jest płatna delegacja? Pełny przewodnik po rozliczeniach!

Przykład 2: Kilkudniowy wyjazd z noclegiem, rozliczany samochodem prywatnym

Tym razem Jan Nowak, kierownik projektu, wyjeżdża z Poznania do Gdańska na dwudniową konferencję branżową. Wyjazd następuje 20.06.2024 o godzinie 7:00, a powrót 21.06.2024 o godzinie 17:00. Jan korzysta z samochodu prywatnego (pojemność silnika powyżej 900 cm³).

• Polecenie wyjazdu służbowego:
  • Pracownik: Jan Nowak, kierownik projektu.
  • Cel podróży: Udział w konferencji "Innowacje w IT" w Gdańsku.
  • Miejscowość docelowa: Gdańsk.
  • Czas trwania: Wyjazd 20.06.2024, godz. 07:00; Powrót 21.06.2024, godz. 17:00.
  • Środek transportu: Samochód prywatny (marka, model, nr rej. - np. Skoda Octavia, GD12345, poj. >900 cm³).
  • Zaliczka: 500 zł.
  • Podpis zlecającego: [Podpis przełożonego].
• Rozliczenie kosztów:
  • Czas trwania delegacji: Od 20.06, 7:00 do 21.06, 17:00 to 1 doba i 10 godzin.
    • Dieta za pełną dobę (20.06): 45 zł.
    • Dieta za niepełną dobę (21.06, 10 godzin): Ponad 8 godzin, więc 100% diety = 45 zł.
    • Łączna dieta: 45 zł + 45 zł = 90 zł (zakładamy brak zapewnionych posiłków).
  • Koszty noclegu: Jan przedstawił rachunek za nocleg w hotelu na kwotę 250 zł (poniżej limitu 900 zł).
  • Ryczałt na dojazdy lokalne: Za 2 rozpoczęte doby (20.06 i 21.06): 2 * 9 zł = 18 zł.
  • Koszty transportu (kilometrówka):
    • Trasa Poznań-Gdańsk i z powrotem to ok. 600 km.
    • Stawka dla poj. >900 cm³ to 1,15 zł/km.
    • Kilometrówka: 600 km * 1,15 zł/km = 690 zł.
  • Inne udokumentowane wydatki: Rachunek za parking w Gdańsku na kwotę 30 zł, opłaty za autostradę na kwotę 60 zł.
  • Całkowity zwrot: 90 zł (dieta) + 250 zł (nocleg) + 18 zł (ryczałt) + 690 zł (kilometrówka) + 30 zł (parking) + 60 zł (autostrada) = 1138 zł.
  • Rozliczenie zaliczki: Jan otrzymał zaliczkę 500 zł. Do wypłaty pozostaje: 1138 zł - 500 zł = 638 zł.