Jak legalnie zatrudnić cudzoziemca w Polsce 2026? Przewodnik krok po kroku.

W 2026 roku legalne zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się jeszcze bardziej przejrzyste, choć wymaga od pracodawców i specjalistów HR ścisłego przestrzegania zaktualizowanych procedur. Ten kompleksowy przewodnik krok po kroku ma za zadanie ułatwić Państwu poruszanie się po zdigitalizowanych ścieżkach rekrutacji, minimalizując ryzyko błędów i przyspieszając cały proces. Z mojego doświadczenia wiem, że zrozumienie tych zmian jest kluczowe dla efektywnego budowania międzynarodowych zespołów.

Rok 2026 to kontynuacja przełomowych zmian, które rozpoczęły się w 2025 roku, wprowadzając pełną cyfryzację procedur związanych z zatrudnianiem cudzoziemców w Polsce. To oznacza, że wszystkie wnioski, oświadczenia i powiadomienia składa się wyłącznie elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Co więcej, zniesienie tzw. testu rynku pracy znacząco przyspiesza proces rekrutacji, eliminując jeden z najbardziej czasochłonnych etapów. Wprowadzono również ścieżkę "fast track", która stanowi udogodnienie dla firm o strategicznym znaczeniu lub zatrudniających w zawodach deficytowych, gwarantując priorytetowe rozpatrywanie ich wniosków. Te zmiany mają na celu uproszczenie i usprawnienie całego systemu, co jest ogromną korzyścią dla przedsiębiorców.

Trzy filary legalnej pracy: fundament, bez którego nie możesz zacząć

Zanim w ogóle pomyślimy o zatrudnieniu cudzoziemca, musimy upewnić się, że spełnione są trzy fundamentalne zasady. Są one ze sobą nierozerwalnie związane i brak którejkolwiek z nich sprawia, że zatrudnienie staje się nielegalne. Z mojego punktu widzenia, to absolutna podstawa, którą każdy pracodawca musi mieć w małym palcu:

1. Legalny pobyt cudzoziemca w Polsce: To pierwszy i najważniejszy warunek. Cudzoziemiec musi posiadać ważny dokument uprawniający go do przebywania na terytorium Polski. Może to być wiza (np. wiza krajowa typu D), karta pobytu (czasowego lub stałego), status uchodźcy, zgoda na pobyt tolerowany, ochrona uzupełniająca, czy też legalny pobyt w ramach ruchu bezwizowego. Bez tego ani rusz.
2. Dokument legalizujący pracę: Nawet jeśli cudzoziemiec przebywa w Polsce legalnie, w większości przypadków potrzebuje dodatkowego dokumentu, który uprawnia go do podjęcia pracy. Może to być zezwolenie na pracę (typu A, B, C, D, E), oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, czy też jednolity dokument zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Istnieją oczywiście wyjątki, o których opowiem w dalszej części artykułu.
3. Zawarcie umowy na zgodnych warunkach i zgłoszenie do ZUS: Warunki zatrudnienia określone w umowie o pracę lub umowie cywilnoprawnej muszą być zgodne z tymi, które zostały wskazane w dokumencie legalizującym pracę. Ponadto, pracodawca ma obowiązek zgłosić cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. To kluczowy element, często pomijany, a niosący za sobą poważne konsekwencje.

Koniec z testem rynku pracy: jak ta zmiana przyspiesza rekrutację?

Jedną z najbardziej wyczekiwanych i korzystnych dla pracodawców zmian jest całkowite zniesienie testu rynku pracy. Wcześniej, aby zatrudnić cudzoziemca spoza UE/EOG, pracodawca musiał udowodnić, że na lokalnym rynku pracy nie ma kandydatów spełniających wymagania na dane stanowisko. Wiązało się to z koniecznością publikowania ofert pracy i oczekiwania na odpowiedzi, co często wydłużało proces rekrutacyjny o kilka tygodni, a nawet miesięcy. Teraz ten obowiązek został uchylony, co w praktyce oznacza znaczne skrócenie i uproszczenie procedury uzyskiwania zezwoleń na pracę. Dla mnie jako eksperta, to krok w dobrą stronę, który realnie wspiera polski biznes w pozyskiwaniu potrzebnych pracowników.

Cyfryzacja to standard: dlaczego portal praca.gov.pl jest teraz Twoim głównym narzędziem?

W 2026 roku portal praca.gov.pl to nie tylko jedna z opcji, ale jedyny i wyłączny kanał komunikacji z urzędami w sprawach zatrudniania cudzoziemców. Niezależnie od tego, czy składasz wniosek o zezwolenie na pracę, rejestrujesz oświadczenie o powierzeniu pracy, czy zgłaszasz powiadomienie o zatrudnieniu obywatela Ukrainy wszystko odbywa się elektronicznie. Znajomość i umiejętność sprawnego poruszania się po tej platformie jest więc absolutnie kluczowa dla każdego pracodawcy. Muszę podkreślić, że to ogromne ułatwienie, które eliminuje konieczność wizyt w urzędach i przyspiesza obieg dokumentów, ale wymaga od nas adaptacji do nowych, cyfrowych standardów.

Krok 1: Weryfikacja narodowości jak wybrać właściwą ścieżkę zatrudnienia

Pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie legalnego zatrudniania cudzoziemca jest zawsze weryfikacja jego narodowości. To właśnie obywatelstwo kandydata decyduje o tym, jaką ścieżkę formalności musimy obrać. Różnice w procedurach są znaczące i obejmują zarówno wymagane dokumenty, jak i czas oczekiwania na decyzje. Dokładne określenie grupy, do której należy przyszły pracownik, pozwoli Państwu uniknąć niepotrzebnych błędów i znacznie usprawni cały proces.

Grupa 1: Obywatele UE/EOG i Szwajcarii minimum formalności

Dla obywateli państw członkowskich Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii, proces zatrudnienia jest najprostszy i najbardziej zbliżony do zatrudniania obywateli Polski. Osoby te mogą podejmować pracę w Polsce bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, co jest znacznym ułatwieniem dla pracodawców.

Jakie obowiązki ciążą na Tobie przy zatrudnieniu obywatela Niemiec czy Włoch?

Mimo braku konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę, pracodawca ma kilka podstawowych obowiązków:

• Zawarcie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej zgodnie z polskim prawem.
• Zgłoszenie pracownika do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy.
• Przestrzeganie przepisów Kodeksu Pracy dotyczących warunków zatrudnienia, wynagrodzenia, czasu pracy itp.
• Weryfikacja dokumentu tożsamości (paszportu lub dowodu osobistego) i przechowywanie jego kopii.

Rejestracja pobytu powyżej 3 miesięcy: kiedy i jak to zrobić?

Obywatel UE/EOG/Szwajcarii, który zamierza przebywać w Polsce dłużej niż 3 miesiące, ma obowiązek zarejestrować swój pobyt. Rejestracji dokonuje się w urzędzie wojewódzkim właściwym ze względu na miejsce zamieszkania cudzoziemca. Wniosek o rejestrację pobytu należy złożyć osobiście. Jest to formalność po stronie pracownika, ale pracodawca powinien o niej poinformować i upewnić się, że zostanie ona dopełniona, jeśli zatrudnienie jest długoterminowe.

Grupa 2: Obywatele Ukrainy co musisz wiedzieć o specustawie w 2026 roku?

W 2026 roku nadal obowiązuje tzw. specustawa, która reguluje zasady pobytu i pracy obywateli Ukrainy w Polsce w związku z konfliktem zbrojnym. Jest to niezwykle ważna kwestia, która znacząco upraszcza procedury zatrudnienia dla tej grupy cudzoziemców. Muszę podkreślić, że specustawa przedłuża legalny pobyt i dostęp do rynku pracy dla obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 r., aż do 4 marca 2026 roku.

Status ochrony czasowej do 4 marca 2026 r. kogo dokładnie obejmuje?

Status ochrony czasowej, przedłużony do 4 marca 2026 r., obejmuje obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski bezpośrednio z Ukrainy w związku z działaniami wojennymi po 24 lutego 2022 r. oraz ich niebędących obywatelami Ukrainy małżonków i dzieci. Status ten uprawnia ich do legalnego pobytu w Polsce i podejmowania pracy bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Warunkiem jest posiadanie numeru PESEL ze statusem "UKR". Jest to ogromne ułatwienie zarówno dla obywateli Ukrainy, jak i dla polskich pracodawców, którzy mogą szybko i sprawnie zatrudniać osoby objęte tą regulacją.

Powiadomienie urzędu pracy w 7 dni: jak poprawnie złożyć je przez praca.gov.pl?

Jeśli zatrudniasz obywatela Ukrainy objętego ochroną czasową (posiadającego PESEL UKR), Twoim kluczowym obowiązkiem jest powiadomienie właściwego powiatowego urzędu pracy o fakcie powierzenia pracy w ciągu 7 dni od daty jej podjęcia. To powiadomienie musi być złożone elektronicznie, wyłącznie za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Aby to zrobić, musisz zalogować się na swoje konto pracodawcy, wybrać odpowiedni formularz (Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy), wypełnić wszystkie wymagane pola dotyczące danych pracownika i warunków zatrudnienia, a następnie podpisać go profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać. Pamiętaj, że przekroczenie tego terminu może skutkować konsekwencjami prawnymi.

Grupa 3: Armenia, Białoruś, Mołdawia uproszczona procedura na oświadczenie

Dla obywateli Armenii, Białorusi i Mołdawii wciąż dostępna jest uproszczona procedura zatrudnienia, oparta na "oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi". Jest to znacznie szybsza i mniej skomplikowana ścieżka niż uzyskiwanie standardowego zezwolenia na pracę, co czyni ją atrakcyjną dla pracodawców poszukujących pracowników z tych krajów.

Czym jest oświadczenie o powierzeniu pracy i jak je uzyskać na 24 miesiące?

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to dokument, który pracodawca rejestruje w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania. Pozwala ono na legalne zatrudnienie cudzoziemca na okres do 24 miesięcy w ciągu kolejnych 36 miesięcy, bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę. Procedura jest w pełni zdigitalizowana i odbywa się przez portal praca.gov.pl. Pracodawca musi wypełnić formularz elektroniczny, podając dane swoje i cudzoziemca, rodzaj pracy, stanowisko, wynagrodzenie oraz okres zatrudnienia. Po zarejestrowaniu oświadczenia przez urząd pracy, cudzoziemiec może na jego podstawie ubiegać się o wizę lub wjechać do Polski w ruchu bezwizowym (jeśli go obejmuje) i podjąć pracę.

Uwaga na zmiany: dlaczego obywatele Gruzji wymagają już standardowego zezwolenia?

Chcę zwrócić Państwa uwagę na bardzo ważną zmianę, która weszła w życie. Od 1 grudnia 2025 roku obywatele Gruzji zostali wyłączeni z procedury oświadczeń. Oznacza to, że od tej daty, aby zatrudnić obywatela Gruzji, pracodawca musi ubiegać się o standardowe zezwolenie na pracę, tak jak w przypadku obywateli innych państw trzecich. Jest to istotna modyfikacja, która wymaga od pracodawców zaktualizowania swojej wiedzy i dostosowania procedur rekrutacyjnych dla kandydatów z Gruzji.

Grupa 4: Pozostałe kraje świata standardowa procedura zezwolenia na pracę

Dla obywateli wszystkich pozostałych państw trzecich, które nie są objęte uproszczonymi procedurami (np. Ukraina, Armenia, Białoruś, Mołdawia), obowiązuje standardowa i najbardziej złożona procedura uzyskiwania zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. To wymaga od pracodawcy większego zaangażowania i cierpliwości, ale jest w pełni wykonalne.

Kiedy potrzebujesz zezwolenia na pracę typu A?

Zezwolenie na pracę typu A jest najczęściej spotykanym rodzajem zezwolenia i jest wymagane, gdy cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie umowy z podmiotem, którego siedziba lub miejsce zamieszkania znajduje się w Polsce. Dotyczy to większości przypadków zatrudnienia cudzoziemców spoza UE/EOG, którzy nie są objęci żadnymi wyjątkami od obowiązku posiadania zezwolenia. Wniosek o zezwolenie na pracę typu A składa pracodawca do wojewody właściwego ze względu na swoją siedzibę lub miejsce zamieszkania.

Czym jest jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę i kiedy warto je wybrać?

Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę to dokument, który łączy w sobie zgodę na pobyt w Polsce i zgodę na pracę. Jest to bardzo korzystna opcja zarówno dla cudzoziemca, jak i dla pracodawcy, ponieważ eliminuje konieczność ubiegania się o wizę i zezwolenie na pracę oddzielnie. Cudzoziemiec składa jeden wniosek do wojewody, a po jego pozytywnym rozpatrzeniu otrzymuje kartę pobytu, która uprawnia go do legalnego pobytu i pracy. Warto je wybrać, gdy planujemy długoterminowe zatrudnienie i chcemy zapewnić cudzoziemcowi stabilność pobytową i zawodową w Polsce.

Krok 2: Proces legalizacji pracy przewodnik po formalnościach

Po zidentyfikowaniu właściwej ścieżki zatrudnienia, nadszedł czas na szczegółowe omówienie procesu składania wniosków i dopełniania formalności. Pamiętajmy, że od 2025 roku wszystkie te procedury są w pełni zdigitalizowane i odbywają się za pośrednictwem portalu praca.gov.pl. Precyzyjne przygotowanie dokumentów i prawidłowe wypełnienie wniosków to klucz do sukcesu i szybkiego uzyskania niezbędnych zgód.

Jak przygotować się do złożenia wniosku online? Kompletna lista dokumentów

Przygotowanie odpowiednich dokumentów to podstawa sprawnego przebiegu procesu. Z mojego doświadczenia wiem, że nawet drobne braki mogą opóźnić rozpatrzenie wniosku. Poniżej przedstawiam listę dokumentów, które zazwyczaj są wymagane, podzielone na te, które musi przygotować pracodawca, i te, które powinien dostarczyć przyszły pracownik.

Dokumenty po stronie pracodawcy: co musisz przygotować?

• Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), potwierdzający status prawny pracodawcy.
• Kopia dowodu wpłaty opłaty skarbowej za złożenie wniosku.
• Oferta pracy lub informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych (jeśli test rynku pracy był wymagany, choć w 2026 roku jest to już rzadkość).
• Projekt umowy, która będzie zawarta z cudzoziemcem.
• Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków określonych w przepisach (np. posiadanie środków finansowych, brak zaległości podatkowych).
• Informacje o wynagrodzeniu, które nie może być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.

Dokumenty od kandydata: o co musisz poprosić przyszłego pracownika?

• Kopia ważnego dokumentu podróży cudzoziemca (paszportu), zawierająca wszystkie strony z danymi i pieczęciami.
• Kopia dokumentu potwierdzającego legalny pobyt cudzoziemca w Polsce (np. wiza, karta pobytu, stempel w paszporcie).
• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje i doświadczenie zawodowe cudzoziemca, jeśli są wymagane na danym stanowisku (np. dyplomy, certyfikaty, świadectwa pracy).
• Zdjęcie biometryczne (jeśli wniosek dotyczy jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę).

Składanie wniosku przez praca.gov.pl: praktyczny przewodnik

Portal praca.gov.pl to serce całego systemu. Jego obsługa jest intuicyjna, ale wymaga dokładności. Pamiętaj, że każdy błąd w formularzu może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków, co wydłuży cały proces.

Zakładanie konta i obsługa platformy pierwsze kroki

Aby rozpocząć pracę z portalem praca.gov.pl, należy założyć konto użytkownika, jeśli jeszcze Państwo go nie posiadają. Rejestracja jest prosta i wymaga posiadania profilu zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Po zalogowaniu uzyskają Państwo dostęp do szeregu formularzy i usług, w tym tych dotyczących zatrudniania cudzoziemców. Ważne jest, aby dokładnie zapoznać się z instrukcjami i przewodnikami dostępnymi na platformie, które krok po kroku wyjaśniają proces wypełniania poszczególnych wniosków.

Wypełnianie wniosku o zezwolenie vs. rejestracja oświadczenia kluczowe różnice

Mimo że oba procesy odbywają się przez ten sam portal, istnieją kluczowe różnice w ich wypełnianiu:

Wniosek o zezwolenie na pracę	Rejestracja oświadczenia
Bardziej szczegółowy formularz, wymagający podania wielu danych dotyczących pracodawcy, cudzoziemca, stanowiska, wynagrodzenia i uzasadnienia zatrudnienia.	Uproszczony formularz, skupiający się na podstawowych danych pracodawcy, cudzoziemca i warunków pracy.
Wymaga załączenia szerszego zestawu dokumentów (np. oferta pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje).	Wymaga mniejszej liczby załączników (głównie paszport cudzoziemca).
Rozpatrywany przez wojewodę.	Rozpatrywany przez starostę (powiatowy urząd pracy).
Dłuższy czas oczekiwania na decyzję (zazwyczaj do 30 dni, w sprawach skomplikowanych do 60 dni).	Krótszy czas oczekiwania na rejestrację (często kilka dni roboczych).

Ile to kosztuje i jak długo trwa? Realne terminy i opłaty w 2026 roku

Koszty i czas oczekiwania to często kluczowe czynniki dla pracodawców. W 2026 roku, dzięki cyfryzacji, procesy są bardziej przewidywalne, ale nadal wymagają uwzględnienia pewnych opłat i terminów.

Opłaty urzędowe: jakie koszty poniesiesz?

Opłaty urzędowe są stałe i zależą od rodzaju składanego wniosku:

• Zezwolenie na pracę: 100 zł za zezwolenie na pracę na okres powyżej 3 miesięcy.
• Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi: 100 zł.
• Jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę: 440 zł opłaty skarbowej za wydanie zezwolenia oraz 100 zł za wydanie karty pobytu.

Wszystkie opłaty należy uiścić na konto bankowe właściwego urzędu przed złożeniem wniosku, a dowód wpłaty załączyć do dokumentacji elektronicznej.

Czas oczekiwania na decyzję: jak procedura "fast track" może Ci pomóc?

Standardowy czas oczekiwania na decyzję w sprawie zezwolenia na pracę to zazwyczaj do 30 dni, a w sprawach szczególnie skomplikowanych do 60 dni. W przypadku oświadczeń o powierzeniu pracy, rejestracja trwa zazwyczaj kilka dni roboczych. Nowością jest procedura "fast track", która może znacząco skrócić ten czas. Firmy o znaczeniu strategicznym dla polskiej gospodarki lub te, które zatrudniają w zawodach deficytowych (określonych w rozporządzeniu), mogą liczyć na priorytetowe rozpatrywanie wniosków. Jeśli Państwa firma spełnia te kryteria, warto dopytać w urzędzie o możliwość skorzystania z tej ścieżki.

Krok 3: Obowiązki pracodawcy po uzyskaniu zgody o czym pamiętać

Uzyskanie zezwolenia na pracę czy rejestracja oświadczenia to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne są obowiązki, które ciążą na pracodawcy po uzyskaniu zgody na zatrudnienie cudzoziemca. Niewypełnienie ich może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Z mojego doświadczenia wiem, że to właśnie na tym etapie najczęściej pojawiają się błędy.

Weryfikacja dokumentów i umowa: co musisz zrobić tuż przed startem pracownika?

Tuż przed tym, jak cudzoziemiec rozpocznie pracę, pracodawca ma kilka kluczowych obowiązków, które muszą zostać dopełnione. To moment, w którym należy zachować szczególną ostrożność i precyzję.

Obowiązek przechowywania kopii dokumentu pobytowego

Przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy, pracodawca jest zobowiązany do zweryfikowania oryginalnego dokumentu legalizującego pobyt cudzoziemca w Polsce (np. wiza, karta pobytu, paszport z pieczęcią wjazdu). Należy sporządzić kopię tego dokumentu i przechowywać ją przez cały okres zatrudnienia. To dowód na to, że sprawdziliśmy legalność pobytu pracownika, co jest kluczowe w przypadku kontroli.

Nowy wymóg: przesłanie skanu umowy do urzędu przed pierwszym dniem pracy

To jeden z najważniejszych nowych obowiązków wprowadzonych w 2025 roku. Pracodawca musi przesłać skan podpisanej umowy (o pracę lub cywilnoprawnej) do odpowiedniego urzędu (wojewody lub starosty w zależności od rodzaju dokumentu legalizującego pracę) przez portal praca.gov.pl przed dopuszczeniem cudzoziemca do pracy. Ten wymóg ma na celu zapewnienie, że warunki zatrudnienia są zgodne z tymi, które zostały wskazane we wniosku o zezwolenie lub oświadczeniu. Należy to zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem, aby urząd miał czas na ewentualną weryfikację. Niedopełnienie tego obowiązku przed faktycznym rozpoczęciem pracy jest równoznaczne z nielegalnym powierzeniem pracy!

Zgłoszenie do ZUS i inne formalności

Poza weryfikacją dokumentów i przesłaniem umowy, pracodawca ma szereg innych obowiązków, które dotyczą już samego zatrudnienia i jego przebiegu.

7-dniowy termin na zgłoszenie do ubezpieczeń: jak go nie przegapić?

Tak jak w przypadku każdego pracownika, również cudzoziemca należy zgłosić do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Terminem granicznym jest 7 dni od daty rozpoczęcia pracy, wskazanej w umowie. Należy wypełnić i przesłać odpowiednie formularze ZUS (np. ZUA lub ZZA) elektronicznie, np. za pośrednictwem programu Płatnik. Przegapienie tego terminu jest jednym z najczęstszych błędów i może skutkować karami.

Obowiązki informacyjne wobec wojewody: kiedy musisz zgłaszać zmiany?

Pracodawca ma również obowiązek informowania wojewody o wszelkich zmianach dotyczących zatrudnienia cudzoziemca, dla którego wydano zezwolenie na pracę lub jednolite zezwolenie. Należy zgłaszać m.in.:

• Zmianę stanowiska pracy.
• Zmianę wymiaru czasu pracy.
• Zmniejszenie wynagrodzenia.
• Zakończenie pracy przez cudzoziemca (w ciągu 7 dni od daty zakończenia).
• Brak podjęcia pracy przez cudzoziemca w ciągu 3 miesięcy od daty wydania zezwolenia.

Te zmiany również zgłasza się elektronicznie przez portal praca.gov.pl.

Najczęstsze błędy i wysokie kary jak uniknąć kosztownych pomyłek

Niestety, mimo coraz jaśniejszych przepisów, pracodawcy wciąż popełniają błędy, które mogą prowadzić do bardzo poważnych konsekwencji. Warto znać te pułapki, aby ich unikać. Z mojego doświadczenia wynika, że świadomość zagrożeń jest najlepszą prewencją.

Czym jest nielegalne powierzenie pracy? To nie tylko brak zezwolenia

Pojęcie "nielegalnego powierzenia pracy" jest znacznie szersze niż mogłoby się wydawać i nie ogranicza się jedynie do braku zezwolenia na pracę. Obejmuje ono także sytuacje, gdy:

• Cudzoziemiec nie posiada ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu w Polsce.
• Warunki pracy (np. stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie) są niezgodne z tymi, które zostały wskazane w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu.
• Pracodawca nie zgłosił cudzoziemca do ZUS w wymaganym terminie.
• Pracodawca nie przesłał skanu podpisanej umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy.
• Cudzoziemiec wykonuje pracę innego rodzaju niż ta, na którą zostało wydane zezwolenie lub oświadczenie.

Każda z tych sytuacji może być uznana za nielegalne powierzenie pracy i skutkować dotkliwymi karami.

Kara do 50 000 zł: jakie błędy pracodawców są najczęściej karane?

Przepisy, które weszły w życie w 2025 roku, zaostrzyły sankcje za nielegalne zatrudnienie. Grzywna za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi wynosi od 3 000 zł do 50 000 zł za każdy przypadek. To bardzo wysokie kwoty, które mogą poważnie obciążyć budżet firmy. Najczęściej karane błędy pracodawców to:

• Brak jakiegokolwiek dokumentu legalizującego pracę.
• Zatrudnienie cudzoziemca, którego pobyt w Polsce jest nielegalny.
• Niezgłoszenie cudzoziemca do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
• Niezgodność warunków pracy z zezwoleniem lub oświadczeniem (np. niższe wynagrodzenie, inne stanowisko).
• Brak przesłania skanu umowy do urzędu przed rozpoczęciem pracy.

Zmiana warunków pracy: kiedy musisz ubiegać się o nowy dokument?

Wiele pracodawców zapomina, że zmiana kluczowych warunków zatrudnienia może wymagać uzyskania nowego dokumentu legalizującego pracę lub co najmniej zawiadomienia urzędu. Zawsze musimy pamiętać, że zezwolenie na pracę lub oświadczenie jest wydawane na konkretnych warunkach. Jeśli zmienia się:

• Stanowisko pracy: Zazwyczaj wymaga nowego zezwolenia lub oświadczenia, chyba że zmiana jest minimalna i mieści się w zakresie pierwotnego opisu.
• Wymiar czasu pracy: Zmniejszenie lub zwiększenie wymiaru czasu pracy może wymagać nowego dokumentu.
• Wysokość wynagrodzenia: Jeśli wynagrodzenie spada poniżej poziomu określonego w zezwoleniu, może to skutkować koniecznością uzyskania nowego dokumentu.
• Pracodawca: W przypadku zmiany pracodawcy zawsze wymagane jest nowe zezwolenie lub oświadczenie.

W przypadku wątpliwości zawsze zalecam kontakt z urzędem wojewódzkim lub powiatowym urzędem pracy, aby upewnić się, czy dana zmiana wymaga nowej procedury.

Zatrudnienie w sytuacjach szczególnych dodatkowe informacje

Poza standardowymi ścieżkami zatrudnienia, istnieją również specyficzne sytuacje, które regulowane są odrębnymi przepisami. Warto je znać, ponieważ mogą stanowić cenne narzędzia w pozyskiwaniu różnorodnych talentów.

Jak legalnie zatrudnić studenta z zagranicy studiującego w Polsce?

Zatrudnianie studentów z zagranicy, którzy studiują na polskich uczelniach stacjonarnie, jest znacznie uproszczone. Cudzoziemcy ci są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeśli posiadają ważną wizę wydaną w celu studiów lub zezwolenie na pobyt czasowy wydane w celu kształcenia się na studiach stacjonarnych. Jest to ogromne ułatwienie dla pracodawców, którzy mogą w ten sposób pozyskiwać młodych, często wysoko wykwalifikowanych pracowników bez zbędnych formalności. Wystarczy zawrzeć z nimi umowę i zgłosić do ZUS.

Niebieska Karta UE: jak pozyskać wysoko wykwalifikowanego specjalistę?

Niebieska Karta UE to specjalny rodzaj zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, przeznaczony dla wysoko wykwalifikowanych specjalistów spoza UE. Aby ją uzyskać, cudzoziemiec musi posiadać wyższe wykształcenie lub co najmniej 5-letnie doświadczenie zawodowe, a jego wynagrodzenie musi być co najmniej 150% przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym złożenie wniosku. Dla pracodawców Niebieska Karta UE oferuje korzyści w postaci łatwiejszego dostępu do wykwalifikowanej kadry, a dla cudzoziemca szereg udogodnień, takich jak możliwość podróżowania po strefie Schengen czy łatwiejsze sprowadzenie rodziny. To doskonałe narzędzie do pozyskiwania talentów na kluczowe stanowiska.

Przeczytaj również: Provident: Czy sprawdza zatrudnienie? Liczy się dochód!

Praca sezonowa: jakie zasady obowiązują przy zatrudnieniu do prac rolniczych lub w turystyce?

Zatrudnienie cudzoziemców do pracy sezonowej (np. w rolnictwie, ogrodnictwie, turystyce) regulowane jest odrębnymi przepisami, które wprowadzają zezwolenie na pracę sezonową. Jest ono wydawane przez starostę na okres do 9 miesięcy w ciągu roku kalendarzowego. Procedura jest uproszczona w porównaniu do standardowego zezwolenia na pracę typu A. Pracodawca musi złożyć wniosek o zezwolenie na pracę sezonową przez praca.gov.pl, a po jego uzyskaniu cudzoziemiec może ubiegać się o specjalną wizę sezonową. To efektywne rozwiązanie dla branż, które charakteryzują się sezonowym zapotrzebowaniem na pracowników.