Rozliczanie zagranicznych podróży służbowych bywa skomplikowane, a znajomość aktualnych stawek diet i zasad jest kluczowa zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. W tym artykule, jako Alicja Dąbrowska, przedstawię Państwu kompleksowy przewodnik po dietach zagranicznych i innych należnościach przysługujących w 2026 roku, bazując na obowiązujących przepisach.
Diety zagraniczne 2026: Sprawdź aktualne stawki i zasady rozliczania delegacji
- Diety zagraniczne na 2026 rok pozostają bez zmian w stosunku do lat poprzednich, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej.
- Wysokość diety zależy od kraju docelowego oraz czasu trwania podróży (pełna doba, 1/2 lub 1/3 diety za niepełne doby).
- Dieta jest pomniejszana o procentową wartość, jeśli pracodawca zapewnia bezpłatne posiłki (np. śniadanie o 15%, obiad o 30%).
- Pracownikowi przysługuje ryczałt za nocleg (25% limitu) lub zwrot kosztów na podstawie rachunku, a także ryczałty na dojazdy lokalne.
- Rozliczenie delegacji musi nastąpić w ciągu 14 dni od jej zakończenia, z zastosowaniem średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego rozliczenie.
- Dieta zagraniczna do wysokości limitów jest zwolniona z podatku dochodowego.
Stawki diet zagranicznych 2026: Ile otrzymasz na podróż?
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stawki diet zagranicznych stanowią punkt odniesienia dla wszystkich pracodawców. Co ważne, na 2026 rok stawki te pozostają bez zmian w stosunku do lat poprzednich. Firmy prywatne nie mogą ustalać stawek niższych niż te wskazane w rozporządzeniu, co gwarantuje pracownikom minimalny poziom świadczeń.
Tabela diet zagranicznych 2026: Sprawdź stawkę dla Twojego kraju docelowego
Poniżej przedstawiam przykładowe stawki diet zagranicznych dla najpopularniejszych kierunków podróży, które będą obowiązywać również w 2026 roku. Warto zawsze sprawdzić pełną listę krajów w załączniku do rozporządzenia, aby upewnić się co do dokładnej kwoty.
| Kraj | Wysokość diety |
|---|---|
| Niemcy | 49 EUR |
| Wielka Brytania | 45 GBP |
| Francja | 50 EUR |
| Czechy | 41 EUR |
| USA | 59 USD |
Kiedy dieta jest pomniejszana? Zasady, które musisz znać
Istnieją sytuacje, w których pracodawca ma prawo pomniejszyć kwotę diety zagranicznej. Dzieje się tak, gdy pracownikowi zapewniono bezpłatne posiłki podczas podróży służbowej. Jest to logiczne, ponieważ dieta ma pokrywać koszty wyżywienia, a jeśli pracodawca je zapewnia, nie ma potrzeby podwójnego finansowania. Pamiętajmy, że pomniejszenie dotyczy konkretnych procentów pełnej diety:
- Za śniadanie: dieta jest pomniejszana o 15%.
- Za obiad: dieta jest pomniejszana o 30%.
- Za kolację: dieta jest pomniejszana o 30%.
- Jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie (czyli trzy posiłki), dieta jest pomniejszana o łącznie 75%.
W praktyce oznacza to, że jeśli pracodawca zapewni np. śniadanie w hotelu i obiad podczas spotkania biznesowego, dieta zostanie pomniejszona o 15% + 30% = 45% jej wartości.
Jak krok po kroku obliczyć należności z delegacji?
Kluczowe dla prawidłowego rozliczenia delegacji jest precyzyjne określenie czasu jej trwania. Czas podróży służbowej zagranicznej liczy się od momentu przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej. Na podstawie tego czasu obliczamy wysokość diety w następujący sposób:
- Za każdą pełną dobę podróży (czyli 24 godziny) przysługuje dieta w pełnej wysokości.
- Za niepełną dobę podróży, która trwa do 8 godzin, przysługuje 1/3 diety.
- Za niepełną dobę podróży, która trwa ponad 8 do 12 godzin, przysługuje 1/2 diety.
- Za niepełną dobę podróży, która trwa ponad 12 godzin, przysługuje pełna dieta.
To proste zasady, ale ich dokładne stosowanie eliminuje wiele błędów w rozliczeniach. Zawsze warto mieć przy sobie notatki z godzinami przekraczania granic.
Nocleg w delegacji zagranicznej: Ryczałt czy rachunek?
Kwestia noclegu w podróży służbowej jest często źródłem pytań. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu, ale forma tego zwrotu zależy od okoliczności. Jeśli pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu, a pracownik nie przedstawił rachunku za hotel, wówczas przysługuje mu ryczałt za nocleg. Wysokość tego ryczałtu to 25% limitu określonego w załączniku do rozporządzenia dla danego kraju. Jest to rozwiązanie często stosowane, gdy pracownik nocuje u znajomych lub w miejscu, gdzie nie ma możliwości uzyskania rachunku.
Alternatywnie, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów noclegu na podstawie przedstawionego rachunku za hotel. Ważne jest, aby kwota na rachunku nie przekraczała limitu określonego dla danego kraju w rozporządzeniu. Jeśli koszt noclegu jest wyższy niż limit, pracodawca ma obowiązek zwrócić kwotę do wysokości limitu, chyba że wewnętrzne regulacje firmy przewidują inne zasady (np. zwrot w pełnej wysokości za zgodą przełożonego).
Tabela limitów hotelowych za granicą: Ile maksymalnie może zwrócić pracodawca?
Poniżej przedstawiam wybrane limity zwrotu kosztów za nocleg, które są aktualne na 2026 rok. Pamiętajmy, że są to maksymalne kwoty, jakie pracodawca ma obowiązek zwrócić na podstawie rachunku, lub od których obliczany jest ryczałt za nocleg.| Kraj | Limit na nocleg |
|---|---|
| Niemcy | 150 EUR |
| Wielka Brytania | 200 GBP |
| Francja | 180 EUR |
Dojazdy w delegacji: Ryczałty i zwrot faktycznych kosztów
Koszty dojazdów to kolejny element rozliczenia delegacji. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wynosi on 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. To praktyczne rozwiązanie, które pozwala pokryć drobne wydatki na transport publiczny, bez konieczności zbierania każdego biletu.Odrębny ryczałt przysługuje na dojazdy z i do dworca kolejowego, autobusowego lub lotniska. Jego wysokość to jedna dieta za dojazd w obie strony. Jest to szczególnie przydatne w przypadku, gdy dworzec czy lotnisko są oddalone od miejsca zakwaterowania lub spotkań, a koszty taksówki czy innego transportu mogą być znaczące.
Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma również możliwość zwrotu udokumentowanych kosztów dojazdów, np. na podstawie biletów autobusowych, kolejowych, metra czy rachunków za taksówki. W takim przypadku pracownik musi przedstawić odpowiednie dowody poniesionych wydatków. Wybór między ryczałtem a zwrotem faktycznych kosztów często zależy od polityki firmy oraz preferencji pracownika.
Rozliczenie delegacji: Ważne terminy i zasady
Pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej. To bardzo ważne, aby pracownik miał środki na pokrycie wydatków na miejscu, zwłaszcza jeśli wyjazd jest długi lub do kraju o wysokich kosztach życia. Wysokość zaliczki powinna być adekwatna do przewidywanych kosztów.
Po zakończeniu podróży służbowej pracownik ma obowiązek rozliczyć się z poniesionych kosztów. Termin na to to 14 dni od dnia zakończenia delegacji. Jest to czas na zebranie wszystkich rachunków, biletów i wypełnienie formularza rozliczeniowego. Pilnowanie tego terminu jest kluczowe dla prawidłowego przebiegu procesu.
Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej, w tym zaliczki, stosuje się średni kurs Narodowego Banku Polskiego z dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia. To ważna zasada, która zapewnia jednolitość i sprawiedliwość w przeliczaniu walut, niezależnie od wahań kursowych w trakcie samej podróży.
Unikaj błędów: Najczęstsze pułapki w rozliczaniu delegacji
Podróż do kilku krajów: Która stawka diety obowiązuje?
Często zdarza się, że podróż służbowa obejmuje wizyty w kilku krajach w ciągu jednego dnia. W takiej sytuacji pojawia się pytanie, którą stawkę diety należy zastosować. Zgodnie z przepisami, w przypadku podróży do kilku krajów w ciągu jednej doby, obowiązuje stawka diety kraju, w którym pracownik nocuje. Jeśli nocleg nie występuje w żadnym z tych krajów (np. podróż jednodniowa z powrotem do Polski), stosuje się stawkę kraju, w którym pracownik spędził najwięcej czasu.
Czy dieta zagraniczna jest przychodem pracownika i czy trzeba płacić od niej podatek?
To bardzo ważne pytanie z punktu widzenia pracownika i pracodawcy. Dieta zagraniczna, podobnie jak krajowa, jest zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitów określonych w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Oznacza to, że kwoty diet wypłacone zgodnie z przepisami nie są wliczane do podstawy opodatkowania pracownika. Jest to istotna korzyść dla osób odbywających podróże służbowe.
Przeczytaj również: Jak jest płatna delegacja? Pełny przewodnik po rozliczeniach!
Jakie dokumenty są niezbędne do prawidłowego rozliczenia kosztów?
Prawidłowe rozliczenie delegacji wymaga zgromadzenia odpowiednich dokumentów. Bez nich, zwrot kosztów może być niemożliwy lub opóźniony. Oto kluczowe dokumenty, które należy przygotować:
- Rachunki za noclegi (faktury z hoteli, potwierdzenia rezerwacji z kwotą).
- Bilety za przejazdy (autobusowe, kolejowe, lotnicze, metra, tramwajowe).
- Potwierdzenia opłat za taksówki, parkingi, opłaty drogowe (jeśli dotyczy).
- Formularz rozliczenia delegacji (tzw. raport z podróży służbowej), wypełniony i podpisany.
- W przypadku korzystania z własnego samochodu kilometrówka (ewidencja przebiegu pojazdu).
- Inne dokumenty potwierdzające poniesione wydatki, zgodne z polityką firmy.
