PIT-28 to roczne zeznanie dla osób, które rozliczają się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ja patrzę na ten formularz przede wszystkim jako na rozliczenie przychodu, a nie dochodu, dlatego działa inaczej niż PIT-36 czy PIT-37. W praktyce to ważne zwłaszcza wtedy, gdy ktoś prowadzi drobną działalność, wynajmuje mieszkanie albo apartament sezonowy i chce szybko sprawdzić, czy w ogóle jest po właściwej stronie podatkowej.
Najważniejsze fakty o ryczałcie w jednym miejscu
- PIT-28 składa się wtedy, gdy podatek liczysz ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych.
- W tym formularzu rozliczasz przychód, a nie dochód, więc kosztów działalności nie odejmujesz od podstawy podatku.
- Termin złożenia zeznania za 2025 r. w 2026 r. biegnie od 15 lutego do 30 kwietnia.
- Jeśli złożysz deklarację przed 15 lutego, urząd uzna ją za złożoną właśnie tego dnia.
- W Twój e-PIT PIT-28 trzeba uzupełnić i zatwierdzić samodzielnie, nie dzieje się to automatycznie.
- Wspólne rozliczenie z małżonkiem co do zasady nie pasuje do przychodów z ryczałtu, chyba że masz tzw. zerowy PIT-28.
PIT-28 co to w praktyce
To zeznanie roczne, w którym wykazuje się przychody osiągnięte na ryczałcie, wysokość odliczeń i należny podatek. Najprościej: jeśli przez rok płaciłeś ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, to właśnie tu zamykasz rozliczenie. Formularz obejmuje też część ulg i załączników, ale nie służy do rozliczania kosztów działalności. To jego najważniejsza cecha i zarazem najczęstsze źródło pomyłek.
W praktyce PIT-28 pojawia się najczęściej u osób prowadzących działalność gospodarczą na ryczałcie, wynajmujących prywatnie nieruchomość albo sprzedających określone przetworzone produkty roślinne i zwierzęce. Dla przedsiębiorstwa w spadku istnieje osobny wariant PIT-28S, więc sama nazwa formularza już na starcie mówi, z jakim typem rozliczenia masz do czynienia. Z praktycznego punktu widzenia najpierw trzeba więc ustalić, czy w ogóle jesteś osobą, która powinna sięgnąć po ten formularz.
Kto składa ten formularz, a kto potrzebuje innego PIT-u
Najkrótsza odpowiedź brzmi: PIT-28 składają ci, którzy rozliczają przychody ryczałtem. Jeśli masz etat i nic poza tym, zwykle wchodzisz w PIT-37, a przy skali podatkowej z działalności wchodzą w grę inne formularze. To rozróżnienie jest ważniejsze, niż wygląda na pierwszy rzut oka, bo pomylenie formy opodatkowania zwykle kończy się poprawkami.
| Sytuacja | Właściwy formularz | Co to oznacza w praktyce |
|---|---|---|
| Działalność gospodarcza opodatkowana ryczałtem | PIT-28 | Rozliczasz przychód według stawki właściwej dla rodzaju działalności. |
| Najem prywatny opodatkowany ryczałtem | PIT-28 | To typowy wariant dla osób wynajmujących prywatnie mieszkanie, pokój albo apartament sezonowy. |
| Przedsiębiorstwo w spadku | PIT-28S | To odrębna ścieżka dla spadku, nie zwykły PIT-28. |
| Działalność na skali podatkowej | PIT-36 | Tu rozliczasz dochód, a nie przychód, więc logika jest inna. |
| Etat, zlecenie, dzieło | Zwykle PIT-37 | To standard dla przychodów z pracy i umów cywilnoprawnych. |
W górach ten podział bywa szczególnie praktyczny. Ktoś może pracować sezonowo w hotelu, a równocześnie wynajmować prywatnie apartament w miejscowości turystycznej. Wtedy jedna część przychodów trafia do zeznania z pracy, a druga do PIT-28. Ja zawsze sprawdzam to na samym początku, bo mieszanie źródeł przychodu jest jedną z najczęstszych przyczyn chaosu przy rozliczeniu. Skoro już widać, kto składa formularz, warto przejść do tego, jak ten podatek działa od strony technicznej.
Jak liczy się ryczałt i dlaczego koszty nie mają tu znaczenia
Ja zwykle upraszczam to tak: w ryczałcie podatku nie liczysz od zysku, tylko od przychodu. To oznacza, że wydatki na paliwo, remont, materiały, sprzęt czy reklamę nie obniżają podstawy opodatkowania. Na podatki.gov.pl stawki ryczałtu zależą od rodzaju działalności i mogą wynosić od 3% do 17%, więc dwa podobne biznesy mogą być opodatkowane zupełnie inaczej.
To bardzo ważne przy działalności sezonowej, zwłaszcza tam, gdzie koszty są wysokie i nieregularne. Jeśli ktoś wynajmuje prywatnie apartament w Zakopanem albo pokój w pensjonacie w Karpaczu, podatek nie zależy od tego, ile wydał na ogrzewanie, naprawy czy wyposażenie. Liczy się przychód. W przypadku najmu prywatnego do 100 000 zł rocznie stawka wynosi 8,5%, a od nadwyżki ponad ten limit 12,5%. Limit dotyczy całego roku i wszystkich nieruchomości objętych takim najmem.
| Stawka | Najczęstsze zastosowanie | Ważna uwaga |
|---|---|---|
| 8,5% | Wiele usług oraz najem prywatny do 100 000 zł | Częsty wybór przy drobnych usługach i sezonowym wynajmie. |
| 12,5% | Nadwyżka najmu ponad 100 000 zł | Dotyczy tylko części przychodów ponad limit. |
| 5,5% | Działalność wytwórcza, roboty budowlane, część przewozów | Tu kluczowe jest poprawne zaklasyfikowanie działalności. |
| 3% | Handel, część gastronomii, produkcja zwierzęca | Stawka nie ma nic wspólnego z marżą, tylko z rodzajem przychodu. |
| 17%, 15%, 14%, 12,5%, 12%, 10% | Wybrane specjalistyczne usługi | Dokładna stawka zależy od rodzaju działalności i klasyfikacji PKWiU. |
Do PIT-28 można też uwzględniać wybrane odliczenia, na przykład składki społeczne, część składki zdrowotnej, IKZE, niektóre darowizny czy ulgę termomodernizacyjną. To nie zmienia jednak głównej zasady: najpierw liczysz przychód, a dopiero potem sprawdzasz, jakie odliczenia wolno ci zastosować. Gdy rozumiesz już podstawę i stawkę, dużo łatwiej przejść do samego złożenia deklaracji.
Jak złożyć PIT-28 i nie pogubić się w terminach
W 2026 roku zeznanie składasz od 15 lutego do 30 kwietnia. Jeśli wyślesz je wcześniej, urząd i tak uzna datę 15 lutego, więc nie ma sensu przyspieszać na siłę. Ważniejsze jest to, że PIT-28 nie jest automatycznie akceptowany w Twój e-PIT - trzeba go sprawdzić, uzupełnić i zatwierdzić samodzielnie.
Masz kilka dróg złożenia deklaracji:
- w usłudze Twój e-PIT w e-Urzędzie Skarbowym,
- w aplikacji mobilnej e-Urząd Skarbowy,
- przez e-Deklaracje,
- papierowo, składając formularz w urzędzie albo wysyłając go pocztą.
Na podatki.gov.pl PIT-28 jest udostępniany od 15 lutego, ale sama dostępność formularza nie oznacza jeszcze, że wszystko zrobi się za ciebie. Przed wysyłką sprawdź, czy masz odpowiednie załączniki. Najczęściej są to PIT/O przy ulgach, PIT/D przy wybranych wydatkach mieszkaniowych oraz PIT-28/B, jeśli rozliczasz przychody z działalności prowadzonej w formie spółki. Po wysłaniu pobierz UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru. To jedyny sensowny dowód, że deklaracja została przyjęta.
Jeśli masz kilka rodzajów przychodów opodatkowanych różnymi stawkami, nie wrzucaj ich do jednego worka. Rozdzielenie stawek i poprawne wpisanie ich w formularzu oszczędza późniejszych korekt. Najwięcej problemów zaczyna się jednak nie przy samym kliknięciu „wyślij”, tylko przy błędach w danych.
Najczęstsze błędy, które widzę przy ryczałcie
Przy ryczałcie pomyłki zwykle nie są spektakularne, ale potrafią kosztować czas i nerwy. Najczęściej widzę te same kilka schematów: ktoś wpisuje koszty jak w PIT-36, ktoś stosuje złą stawkę, a ktoś inny zakłada, że skoro korzysta z e-Urzędu Skarbowego, to system zrobi wszystko sam. Niestety, przy PIT-28 tak to nie działa.
- Mylenie przychodu z dochodem - przy ryczałcie kosztów nie odejmujesz od podstawy podatku.
- Zła stawka podatku - szczególnie wtedy, gdy działalność obejmuje kilka rodzajów usług.
- Brak rozdzielenia źródeł przychodu - na przykład najem prywatny i działalność gospodarcza trafiają do jednego opisu, choć powinny być potraktowane osobno.
- Założenie, że można rozliczyć się wspólnie z małżonkiem - co do zasady przy przychodach z ryczałtu to odpada, chyba że masz tzw. zerowy PIT-28.
- Brak załączników albo niedosłanie dokumentów potwierdzających ulgi.
- Odkładanie rozliczenia na ostatni dzień i brak kontroli nad UPO po wysyłce.
Przykład z praktyki jest prosty: jeśli ktoś wynajmuje prywatnie apartament w górskiej miejscowości i jednocześnie robi zakupy do remontu, to faktury za remont nie obniżą ryczałtu. Mogą być ważne dla rentowności całego przedsięwzięcia, ale nie dla samego podatku. To właśnie tutaj widać największą różnicę między ryczałtem a innymi formami opodatkowania. Przy sezonowym ruchu w górach takie pomyłki wychodzą szczególnie często, bo część spraw załatwia się w pośpiechu po zakończeniu sezonu.
Sezon w górach i PIT-28 bez zaskoczeń
Jeśli łączysz pracę sezonową z własnym najmem albo drobną działalnością na ryczałcie, trzymaj rozliczenia osobno. Etat, zlecenie czy umowa o pracę nie trafiają do PIT-28, ale wynajem apartamentu, pokoi gościnnych albo usługi objęte ryczałtem już tak. To właśnie taka mieszanka źródeł przychodu najczęściej powoduje chaos pod koniec sezonu.
- pilnuj, by każda stawka ryczałtu była policzona oddzielnie,
- nie czekaj z ewidencją do kwietnia,
- sprawdź, czy masz prawo do konkretnej ulgi,
- zachowuj potwierdzenia przelewów i wysyłki,
- jeśli masz wątpliwość co do formy opodatkowania, sprawdź ją zanim zaczniesz kolejny sezon.
Jeśli spojrzysz na PIT-28 jak na porządkowanie jednego konkretnego źródła przychodu, rozliczenie staje się dużo prostsze. Dla osób pracujących lub zarabiających w górskich miejscowościach to często ważna część finansów po sezonie, więc dobrze jest zamknąć ją spokojnie, a nie na ostatnią chwilę.
