Praca w delegacji: Co Ci się należy? Diety, noclegi, zwroty kosztów

Podróż służbowa, choć bywa ekscytująca, często wiąże się z wieloma pytaniami dotyczącymi przysługujących nam praw i świadczeń finansowych. Jako pracownik masz prawo do konkretnych należności, które mają zrekompensować zwiększone koszty związane z wykonywaniem obowiązków poza stałym miejscem pracy. W tym artykule szczegółowo wyjaśnię, co dokładnie powinno Ci się należeć w delegacji zarówno krajowej, jak i zagranicznej abyś mógł świadomie dochodzić swoich uprawnień.

Twoje prawa i należności w delegacji służbowej

Zgodnie z Kodeksem pracy, a konkretnie z artykułem 77(5), podróż służbowa, czyli delegacja, to wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której mieści się siedziba pracodawcy. Kluczowe jest to, że jest to działanie incydentalne i krótkotrwałe, różniące się od stałej zmiany miejsca pracy.

Warto odróżnić podróż służbową od oddelegowania. Delegacja to jednorazowy wyjazd na określone zadanie, który ma charakter przejściowy. Oddelegowanie natomiast wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy, często na dłuższy okres, i wymaga zazwyczaj aneksu do umowy o pracę. W przypadku delegacji, to pracodawca pokrywa wszelkie dodatkowe koszty, które ponosisz w związku z podróżą.

Istnieją jednak sytuacje, w których możesz odmówić wyjazdu w delegację bez obawy o konsekwencje. Prawo to przysługuje:

• kobietom w ciąży,
• pracownikom (niezależnie od płci) opiekującym się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia, chyba że wyrażą na to zgodę.

Dieta w delegacji służbowej zasady i stawki

Dieta to podstawowe świadczenie przysługujące w podróży służbowej, mające na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. W Polsce aktualna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę. Podstawą prawną tych regulacji jest Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Chociaż rozporządzenie dotyczy sfery budżetowej, pracodawcy prywatni muszą zapewnić pracownikom co najmniej takie same warunki, chyba że wewnętrzne regulaminy przewidują korzystniejsze.

Wysokość diety krajowej jest uzależniona od czasu trwania podróży służbowej. Oto jak to wygląda w praktyce:

Czas trwania podróży	Wysokość diety	Kwota
Poniżej 8 godzin	Nie przysługuje	0 zł
Od 8 do 12 godzin	50% diety	22,50 zł
Ponad 12 godzin	Pełna dieta	45 zł

Warto wiedzieć, że dieta krajowa może zostać pomniejszona, jeśli pracodawca zapewnił Ci bezpłatne wyżywienie. Zasady są następujące:

• za śniadanie: pomniejszenie o 25% diety,
• za obiad: pomniejszenie o 50% diety,
• za kolację: pomniejszenie o 25% diety.

Jeśli pracodawca zapewni Ci całodzienne wyżywienie, dieta nie przysługuje wcale. To logiczne, ponieważ jej celem jest pokrycie kosztów, których w takiej sytuacji nie ponosisz. W przypadku delegacji zagranicznych zasady są podobne, ale stawki diet są zależne od kraju docelowego. Na przykład, dieta za dobę podróży do Niemiec wynosi 49 EUR, do Austrii 57 EUR, a do Wielkiej Brytanii 45 GBP. Stawki te są określone w załączniku do wspomnianego rozporządzenia. Naliczanie diety zagranicznej również zależy od czasu trwania podróży: do 8 godzin przysługuje 1/3 diety, od 8 do 12 godzin 50% diety, a powyżej 12 godzin pełna dieta. Analogicznie, dieta jest pomniejszana za zapewnione posiłki: śniadanie o 15% diety, obiad o 30% diety, a kolacja o 30% diety.

Koszty noclegu w delegacji rozliczenie i ryczałt

Podczas delegacji oczywiście przysługuje Ci zwrot kosztów noclegu. Standardowo odbywa się to na podstawie przedstawionego rachunku (faktury) za hotel lub inne miejsce zakwaterowania. W delegacji krajowej maksymalny limit zwrotu wynosi dwudziestokrotność stawki diety krajowej, czyli aktualnie 20 x 45 zł = 900 zł za dobę. Jeśli rachunek przekracza tę kwotę, pracodawca może zwrócić tylko do limitu, chyba że w wewnętrznych regulacjach firmy ustalono korzystniejsze warunki.

Co jednak w sytuacji, gdy nie masz rachunku za nocleg lub pracodawca nie zapewnił Ci zakwaterowania? Wtedy przysługuje Ci ryczałt za nocleg. W delegacji krajowej jego wysokość to 150% diety krajowej, czyli 1,5 x 45 zł = 67,50 zł. Ważne jest, że ryczałt ten nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił Ci bezpłatny nocleg lub jeśli miałeś możliwość codziennego powrotu do miejsca stałego zamieszkania lub pracy.

Rozliczanie kosztów transportu w podróży służbowej

Koszty transportu to kolejny istotny element rozliczenia delegacji. To pracodawca określa środek transportu, którym masz się poruszać może to być pociąg, autobus, samolot czy samochód służbowy. Zwrot kosztów następuje na podstawie udokumentowanych wydatków, czyli biletów PKP, PKS, lotniczych lub innych dowodów opłat.

Jeśli za zgodą pracodawcy używasz prywatnego samochodu do celów służbowych, przysługuje Ci tzw. "kilometrówka". Oznacza to zwrot kosztów według stawek za 1 km przebiegu, które są określone w odpowiednich przepisach. Obecnie stawki te wynoszą np. 1,15 zł dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³. Zawsze upewnij się, że masz pisemną zgodę pracodawcy na użycie prywatnego pojazdu, aby uniknąć problemów z rozliczeniem.

Oprócz kosztów przejazdu między miejscowościami, przysługuje Ci również ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. W delegacji krajowej wynosi on 20% diety krajowej, czyli 0,2 x 45 zł = 9 zł. Ten ryczałt przysługuje za każdą rozpoczętą dobę delegacji. Jest to bardzo praktyczne rozwiązanie, eliminujące konieczność zbierania drobnych biletów za autobus czy tramwaj.

Inne należności w delegacji co jeszcze może pokryć pracodawca

Poza dietami, noclegami i transportem, w delegacji mogą pojawić się inne niezbędne wydatki. Pracodawca ma obowiązek zwrócić Ci inne udokumentowane i uzasadnione koszty, które poniosłeś w związku z wykonywaniem zadania służbowego. Mogą to być na przykład:

• opłaty za parking,
• opłaty za autostrady,
• bilety wstępu na targi, konferencje czy inne wydarzenia związane z celem podróży,
• koszty bagażu,
• opłaty za wizy.

Zawsze warto wcześniej ustalić z pracodawcą, jakie dodatkowe wydatki zostaną zaakceptowane i w jakiej formie należy je udokumentować.

Warto pamiętać o kwestii zaliczki. Na Twój wniosek pracodawca może wypłacić zaliczkę na poczet kosztów podróży krajowej. W przypadku delegacji zagranicznej jest to jego obowiązek. To bardzo pomocne, zwłaszcza przy dłuższych wyjazdach, ponieważ pozwala uniknąć angażowania własnych środków na większą skalę.

Rozliczenie delegacji krok po kroku Twoje obowiązki

Zakończenie delegacji to nie koniec formalności. Masz obowiązek rozliczyć koszty podróży służbowej w terminie 14 dni od jej zakończenia. To bardzo ważny termin, którego należy przestrzegać, aby uniknąć problemów z księgowością.

Aby prawidłowo rozliczyć delegację, musisz przedstawić:

• wszystkie oryginalne rachunki, faktury i bilety potwierdzające poniesione wydatki,
• w przypadku "kilometrówki" ewidencję przebiegu pojazdu.

Jeśli kwota wydatków przekroczyła otrzymaną zaliczkę, pracodawca ma obowiązek pokryć tę różnicę. Jeśli natomiast zaliczka była wyższa niż faktyczne koszty, masz obowiązek zwrócić nadwyżkę. Pamiętaj, aby zawsze dbać o kompletność dokumentacji to podstawa sprawnego rozliczenia.